Abonnements erstellen und verwalten

Ein Abonnement fasst die Zugangs- und Buchungsbedingungen eines Tarifs zusammen: Daten, Preis, Buchungskontingent und einzuhaltende Regeln. Legen Sie die von Ihrer Organisation angebotenen Abonnements an und weisen Sie anschließend jedem Benutzer über seinen Datensatz das passende Abonnement zu.

Ein Abonnement erstellen

Beginnen Sie mit einem Tarif, den Ihre Organisation anbietet, zum Beispiel Tennis Freizeit. Anschließend können Sie ihn den betreffenden Benutzern zuweisen, ohne dieselben Regeln in jedem Datensatz erneut einzugeben.

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Zugriffsrechte›Abonnements und klicken Sie auf Neu.
2. Füllen Sie im Reiter Allgemein das Feld Name & Farbe sowie eine optionale Beschreibung aus.
3. Legen Sie unter Eröffnungsdaten der Berechtigungen den Zeitraum fest, in dem sich die Abonnenten anmelden können. Lassen Sie die Einstellung deaktiviert, wenn der Zugang zeitlich unbegrenzt sein soll.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Ergänzen Sie anschließend die Buchungsbedingungen: Wie viele Buchungen darf ein Abonnent gleichzeitig haben, auf welche Plätze hat er Zugriff, welche Regeln muss er einhalten? In den Reitern Kontingent, Berechtigungen und Regeln legen Sie diese Punkte fest. Die folgende Anleitung begleitet Sie bei der Konfiguration.

Die Liste automatisch ordnen

Der Modus Automatisch ordnet die Liste für Sie: Sie müssen keine Gruppe anlegen. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Namens, des Startdatums oder des Enddatums, um die Sortierung zu wählen. Die Gruppen passen sich dieser Wahl an, ohne die Abonnements zu verändern.

Bei einer Sortierung nach Namen sucht die Anwendung nach gemeinsamen Wörtern und Saisons. So kann sie Tennis Freizeit 2026/2027 – Erwachsene und Tennis Freizeit 2026/2027 – Jugendliche zusammenführen. Einheitliche Namen erleichtern diese Einordnung. Sind die Bezeichnungen sehr unterschiedlich, hat die Anwendung weniger Anhaltspunkte für die Gruppierung. Bei einer Sortierung nach Datum werden die Gruppen anhand der Start- und Enddaten der Abonnements gebildet.

Klicken Sie auf den Titel einer Gruppe, um sie ein- oder auszuklappen. Dieser Zustand wird für Ihr Konto gespeichert.

Abonnements in manuellen Gruppen ordnen

Wählen Sie diesen Modus, wenn Sie die Liste nach Ihren eigenen Kriterien ordnen möchten. Sie können zum Beispiel Tennis und Padel in einer Gruppe Sportschule zusammenfassen und anschließend Abonnements für freies Spiel von einmaligen Angeboten unterscheiden, unabhängig von deren Namen.

1. Wechseln Sie zu Manuelle Gruppen.
2. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen und vergeben Sie einen Namen: Die neue Gruppe erscheint am Anfang der Liste.
3. Ziehen Sie in Alle, ohne Suche und ohne Filter, die Zeilen an die gewünschte Stelle, um sie in die Gruppen einzuordnen und ihre Reihenfolge festzulegen. Halten Sie auf einem Touchscreen den Finger auf der Zeile, bevor Sie sie verschieben.
4. Ziehen Sie den Titel einer Gruppe, um ihre Position zu ändern. Abonnements, die keiner Gruppe zugeordnet sind, bleiben unten unter Keine Gruppe.

Wenn Sie den Mauszeiger über den Titel bewegen, erscheinen Schaltflächen zum Umbenennen oder Löschen der Gruppe. Beim Löschen einer Gruppe bleiben ihre Abonnements erhalten und kehren nach Keine Gruppe zurück.

Sie können auch auf eine Spaltenüberschrift klicken, um die Abonnements innerhalb jeder Gruppe nach Namen oder Datum zu sortieren. Wenn Sie danach ein eigenständiges Abonnement oder ein Referenz-Abonnement verschieben, tritt Ihre Anordnung an die Stelle der Sortierung: Die gewählte Position bleibt erhalten.

Die weiter unten beschriebenen verknüpften Abonnements bleiben unter ihrem Referenz-Abonnement. Sie können ihre Reihenfolge innerhalb dieser Familie ändern, ohne die Sortierung der übrigen Liste zu verändern. Wenn Sie das Referenz-Abonnement verschieben, folgen ihm seine verknüpften Abonnements.

Diese Gruppierungen finden Sie auch in den Auswahllisten für Abonnements wieder, sofern sie die Lesbarkeit verbessern. Die vollständigen Namen der Abonnements bleiben dort sichtbar.

Anzeige anpassen und mehrere Abonnements gleichzeitig bearbeiten

Passen Sie die Liste an Ihre Arbeitsweise an: Beschreibungen lesen, Zahlungen einsehen oder mehr Zeilen auf dem Bildschirm anzeigen. Das Menü Einstellungen rechts von Neu speichert Ihre Einstellungen:

• Beschreibungen anzeigen: fügt die Beschreibung unter dem Namen hinzu, auf höchstens zwei Zeilen.
• Zahlungen anzeigen: ersetzt die Spalte mit dem Startdatum durch die Spalte der Zahlungen.
• Kompaktmodus: verringert den Zeilenabstand sowie die Größe von Namen, Schaltflächen und Zählern.

Diese Optionen sind standardmäßig deaktiviert. Lange Namen bleiben über mehrere Zeilen lesbar.

Die Spalten für Beginn und Ende erscheinen nur, wenn mindestens ein Abonnement der gefilterten Liste das entsprechende Datum besitzt. Um ein Abonnement anzusehen oder zu ändern, klicken Sie auf seinen Namen, auch auf dem Mobilgerät.

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Abonnements, um mehrere Zeilen gleichzeitig zu bearbeiten. Die Schaltflächen Archivieren, Verknüpfen, Trennen und Löschen erscheinen dann anstelle der Modus-Reiter. Es gelten dieselben Rechte und Einschränkungen wie bei einer Aktion für ein einzelnes Abonnement.

Im manuellen Modus ordnet Verschieben nach… die gesamte Auswahl einer Gruppe zu. In Archiviert stellt Wiederherstellen die ausgewählten Abonnements in die aktuelle Liste zurück.

Einstellungen über ein Referenz-Abonnement teilen

Sie bieten mehrere Padel-Tarife an – Erwachsene, Jugendliche, Studierende – mit unterschiedlichen Preisen, aber denselben Regeln? Ohne Verknüpfung zwischen diesen Abonnements muss jede Änderung des Kontingents oder des Platzzugangs in jedem Tarif wiederholt werden, mit dem Risiko, einen zu vergessen.

Mit einem Referenz-Abonnement verwalten Sie diese Einstellungen an einer einzigen Stelle. Legen Sie zum Beispiel Padel-Abonnement an und verknüpfen Sie Ihre Tarife damit: Änderungen an den gemeinsamen Einstellungen werden automatisch auf alle verknüpften Abonnements angewendet, während jedes seinen eigenen Preis und seine eigenen Informationen behält. Wenn bestimmte Tarife abweichende Regeln haben sollen, lassen Sie sie eigenständig oder verknüpfen Sie sie mit einem anderen Referenz-Abonnement.

Die Einstellungen werden ausschließlich vom Referenz-Abonnement an die verknüpften Abonnements weitergegeben, sobald Sie sie speichern. Den Preis oder den Namen eines verknüpften Abonnements zu ändern hat daher keine Auswirkung auf das Referenz-Abonnement oder auf die anderen Abonnements. Sie können das Referenz-Abonnement auch Benutzern zuweisen: Es bleibt ein vollwertiges Abonnement.

Ein verknüpftes Abonnement erstellen

In der Liste können Sie über die Schaltfläche Verknüpftes Abonnement erstellen des Referenz-Abonnements schnell eine neue Variante erstellen. Sie können dies auch aus dessen Konfiguration heraus tun:

1. Öffnen Sie das Abonnement, das als Referenz dienen soll, Reiter Allgemein.
2. Klicken Sie im Abschnitt Referenzabonnement auf Verknüpftes Abonnement erstellen.
3. Geben Sie im Bestätigungsfenster den gewünschten Namen ein und bestätigen Sie.
4. Das erstellte Abonnement erscheint in der Liste der verknüpften Abonnements des Referenz-Abonnements. Klicken Sie auf seine Schaltfläche Öffnen, um seinen Namen, seinen Preis und seine weiteren eigenen Informationen anzupassen.

Ein bestehendes Abonnement verknüpfen

1. Öffnen Sie das zu verknüpfende Abonnement und speichern Sie zuerst eventuelle Änderungen.
2. Wählen Sie in Allgemein, Abschnitt Referenzabonnement, das gewünschte Referenz-Abonnement aus.
3. Lesen Sie die Bestätigung aufmerksam: Sie gibt an, wie viele Benutzer betroffen sind. Mit dem Bestätigen ersetzen Sie die gemeinsamen Einstellungen dieses Abonnements durch die des gewählten Referenz-Abonnements. Sein Preis und seine eigenen Informationen bleiben erhalten.

Wissen, wo die Einstellungen geändert werden

In einem verknüpften Abonnement zeigt das Band am oberen Rand des Bereichs an, aus welchem Referenz-Abonnement die Einstellungen stammen. Geerbte Einstellungen erscheinen ausgegraut, zusammen mit dem Namen des Referenz-Abonnements. Um sie zu ändern, öffnen Sie dieses Referenz-Abonnement: Die Änderung gilt dann für alle seine verknüpften Abonnements.

Für jedes verknüpfte Abonnement bleiben anpassbar:

• sein Name, seine Beschreibung, seine Farbe und seine Schlüsselwörter;
• seine Daten und seine Buchungsfarben;
• seine Preise und seine Abrechnung, einschließlich der Preise und des Verkaufs von Buchungsguthaben oder Gästeguthaben;
• die Optionen des Reiters Anmeldungen.

Die übrigen Einstellungen werden geerbt: Kontingente, Berechtigungen, Regeln, Bezeichnungen, Funktionsweise der Guthaben und Einladungen, für die Buchung erforderliche Informationen, Sperre bei Zahlungsrückstand und Erinnerungen vor Ablauf.

Sie können zum Beispiel den Preis für Jugendliche auf 160 € und den für Erwachsene auf 320 € festlegen. Jeder behält seinen Preis, auch wenn Sie die gemeinsamen Regeln im Padel-Abonnement ändern.

In der Liste verbindet eine Linie die Punkte der verknüpften Abonnements mit dem ihres Referenz-Abonnements: So erkennen Sie die Tarife, die dieselben Einstellungen teilen. Beginnt ihr Name mit dem des Referenz-Abonnements, kann nur der Rest angezeigt werden: Padel – Jugendliche wird zu Jugendliche unter Padel. Der vollständige Name bleibt erhalten und ist beim Überfahren mit dem Mauszeiger sichtbar.

Ein Abonnement lösen, ohne es zu löschen

Verwenden Sie auf der Karte des Referenz-Abonnements Trennen in der betreffenden Zeile. Sie können auch Keiner im Feld Referenzabonnement des verknüpften Abonnements wählen und anschließend bestätigen.

Beim Lösen wird ausschließlich die Verknüpfung entfernt: Das Abonnement und seine Benutzer bleiben erhalten. Die geerbten Einstellungen bleiben so, wie sie zum Zeitpunkt des Lösens sind, und lassen sich anschließend direkt in diesem Abonnement ändern. Spätere Änderungen am früheren Referenz-Abonnement werden nicht mehr übernommen.

Um mehrere Abonnements gleichzeitig zu lösen, markieren Sie sie in der Liste und verwenden Sie Trennen, je nach Ihren Verwaltungsrechten.

Die Zahlung der Mitgliedsbeiträge verfolgen

Wenn Sie die Beiträge am Empfang oder per Überweisung einziehen, können Sie die Zahlungen vermerken, um zu wissen, wer sein Abonnement bezahlt hat. Füllen Sie im Reiter Allgemein das Feld Abonnementspreis aus: Mit dem Kontrollkästchen Bezahltes Abonnement in jedem Datensatz halten Sie die Zahlung, ihr Datum und ihren Betrag fest.

Um einen Überblick über alle Benutzer zu erhalten, öffnen Sie Verwaltung›Benutzer›Zugriffsrechte›Abonnementverfolgung. Sie können die Liste nach Abonnement oder nach Zahlungsstatus filtern und anschließend im Excel-Format exportieren.

Aktivieren Sie bei Bedarf Buchungen blockieren, wenn der Benutzer sein Abonnement nicht bezahlt hat: Im Datensatz des Benutzers erscheint dann ein Band, und die Buchung wird ihm verweigert, bis die Zahlung erfasst ist.

Damit Sie diesen Bildschirm nicht ständig im Blick behalten müssen, aktivieren Sie die Aktivitätsberichte: Sie erhalten monatlich die namentliche Liste der Abonnements, die innerhalb der nächsten 30 Tage ablaufen.

Das Abonnement online verkaufen

Aktivieren Sie Zahlungen & Abrechnung im Reiter Allgemein, um das Abonnement online kostenpflichtig anzubieten: Benutzer können es entsprechend den konfigurierten Tarifen abschließen oder verlängern, mit automatischer Abrechnung. Die Zahlung erfolgt über die Zahlungsmethoden des zugeordneten Abrechnungskontos.

Wenn dieser Abschnitt aktiv ist, erhalten die Daten eine andere Bedeutung: Sie werden zu Standardmäßige Zugriffsdaten und gelten so lange, wie der Abonnent keinen laufenden Tarif besitzt. Sobald er einen Tarif kauft, treten die Daten des Tarifs an ihre Stelle.

Abonnenten vor Ablauf automatisch erinnern

Die Erinnerungen weisen die Benutzer darauf hin, ihr Abonnement zu verlängern, bevor sie den Zugang zu den Buchungen verlieren. Vor dem Ablaufdatum sind drei E-Mails vorgesehen: 30 Tage vorher, 7 Tage vorher und am Vortag.

Um die Einstellung einzusehen, gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Zugriffsrechte›Abonnements, öffnen Sie das betreffende Abonnement und anschließend den Reiter Allgemein, Abschnitt Automatische Erinnerungen vor Ablauf. Die Erinnerungen sind standardmäßig aktiviert. Bei einem verknüpften Abonnement wird diese Einstellung in seinem Referenz-Abonnement geändert.

Eine persönliche Nachricht hinzufügen

Unter dem Schalter können Sie in einem Editor einige Zeilen ergänzen, die in die E-Mail übernommen werden: Datum der Mitgliederversammlung, Preis der nächsten Saison, Anmeldesprechstunde, Adresse eines auszufüllenden Formulars, Anhang …

Was der Abonnent erhält

Die E-Mail nennt das betreffende Abonnement, sein Ablaufdatum und die Zahl der verbleibenden Tage, anschließend Ihre Nachricht, sofern Sie eine eingegeben haben.

Eine Schaltfläche zur Verlängerung erscheint, wenn der Benutzer Zugriff auf ein Abonnement hat, das er über sein Konto online kaufen kann. Andernfalls enthält die E-Mail nur die Erinnerung und Ihre Nachricht: Erklären Sie darin, wie eine Verlängerung auf anderem Weg möglich ist.

Wer keine Erinnerung erhält

• Abonnenten ohne Ablaufdatum in ihrem Datensatz: Ohne dieses Datum kann die Anwendung keine Erinnerung planen.
• Abonnenten, deren Abonnement die Erinnerungen deaktiviert hat.
• Gesperrte Abonnenten.
• Benutzer, die die Benachrichtigungen Zahlungen & Abrechnung in ihrem Konto deaktiviert haben.

Nachweise für die Buchung verlangen

Im Reiter Allgemein verpflichtet der Abschnitt Erforderliche Informationen für die Buchung die Abonnenten, bestimmte Informationen zu ergänzen, bevor sie buchen können: E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefon, Profilbild, Geburtsdatum, Ranking, Lizenznummer, Wohnsitznachweis oder ärztliches Attest.

Der Benutzer wird bereits bei seiner ersten Anmeldung aufgefordert, seinen Datensatz zu vervollständigen, und anschließend erneut, wenn er auf ein freies Zeitfenster klickt. Wenn Sie Diese Einschränkung anwenden, wenn der Abonnent Partner in einer Buchung ist aktivieren, kann er auch nicht zur Buchung einer anderen Person hinzugefügt werden, solange die verlangten Informationen fehlen.

Ein Abonnement für die neue Saison duplizieren

Das Duplizieren erspart Ihnen den Neuanfang: Übernehmen Sie die Konfiguration einer vergangenen Saison und passen Sie anschließend die Daten und Optionen der Kopie an.

1. Klicken Sie in der Liste in der Zeile des zu übernehmenden Abonnements auf Duplizieren.
2. Geben Sie im Bestätigungsfenster den Namen der Kopie ein und bestätigen Sie: Sie erscheint in der Liste.
3. Klicken Sie auf ihren Namen, um ihre Daten und die erforderlichen Optionen anzupassen.

Sie können auch aus dem Konfigurationsbereich eines Abonnements heraus duplizieren. In diesem Fall öffnet sich der Bereich der Kopie direkt nach der Bestätigung.

Beim Duplizieren eines verknüpften Abonnements bleibt die Verknüpfung mit demselben Referenz-Abonnement erhalten, sofern Sie die nötigen Rechte darauf besitzen. Es wird kein neues Referenz-Abonnement für die folgende Saison erstellt.

Nicht mehr benötigte Abonnements archivieren

Archivieren Sie einen alten Tarif, um die Liste zu entlasten, ohne die Abonnements der Benutzer zu löschen, die ihn noch besitzen. So können Sie eine vergangene Saison ablegen, ohne zu warten, bis alle Benutzer den Tarif gewechselt haben.

Klicken Sie in der Liste auf Archivieren und bestätigen Sie. Das Abonnement wechselt nach Archiviert. Es wird beim Hinzufügen oder Ändern eines Benutzers nicht mehr als neue Auswahl angeboten; wer es bereits abonniert hat, behält es.

Ein Band kann Ihnen Abonnements zum Archivieren vorschlagen. Prüfen Sie die Auswahl, bevor Sie bestätigen. Wenn Sie auf Ausblenden klicken, verschwindet nur das Band, und diese Wahl wird für Ihr Konto gespeichert: Es wird kein Abonnement archiviert.

Um ein Abonnement in der aktuellen Liste wiederzufinden, öffnen Sie Archiviert und klicken Sie auf Wiederherstellen. Wenn Sie ein verknüpftes Abonnement wiederherstellen, dessen Referenz-Abonnement archiviert ist, wird auch dieses wiederhergestellt, sofern Ihre Rechte es zulassen.

Archivierte Abonnements stehen weiterhin für die Zuordnung der Abonnements beim klassischen Import und beim ADOC-Import zur Verfügung.

Ein leeres Abonnement löschen

Löschen Sie ein Abonnement, wenn Sie es nicht mehr benötigen und ihm kein Benutzer zugeordnet ist. Wird es noch verwendet, archivieren Sie es, um es aus der Liste zu entfernen und es zugleich für seine Abonnenten zu erhalten.

Verwenden Sie Löschen in der Liste oder im Konfigurationsbereich. Das Löschen wird verweigert, wenn das Abonnement noch Benutzer hat, wenn es als Standard festgelegt ist oder wenn es das Abonnement des angemeldeten Administrators ist. Dieselben Schutzmechanismen gelten, wenn Sie mehrere Abonnements gleichzeitig löschen; die Meldung schlägt dann das Archivieren vor.

Beim Löschen eines leeren Referenz-Abonnements werden seine verknüpften Abonnements gelöst: Sie bleiben mit ihren aktuellen Einstellungen erhalten. Um nur eine Verknüpfung zu entfernen, verwenden Sie Trennen, ohne das Abonnement zu löschen.

Ein Abonnement per Massenzuweisung zuordnen

Zu Beginn einer Saison können Sie mehreren Benutzern das neue Abonnement in einem einzigen Vorgang zuweisen, ohne jeden Datensatz zu öffnen.

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Benutzerverwaltung und wählen Sie die betreffenden Benutzer aus oder nutzen Sie Alles auswählen nach einem Filter.
2. Öffnen Sie Aktionen und anschließend Schnellbearbeitung.
3. Wählen Sie das neue Abonnement und bei Bedarf seine Daten, und klicken Sie dann auf Speichern.

Im selben Vorgang können Sie das Abonnement für die ausgewählten Benutzer als unbezahlt markieren, zum Beispiel zu Beginn einer neuen Saison.

Wenn Sie diese Änderungen in einer Datei vorbereiten, können Sie auch den Import verwenden, um die Abonnements der betreffenden Benutzer zu aktualisieren.