Cobrar las reservas

Cobre cada reserva en créditos: sus usuarios recargan su cuenta por adelantado o pagan directamente en el momento de reservar. Le explicamos cómo fijar sus precios, vender créditos y seguir las reservas pendientes de pago.

Entender las dos formas de pagar

Cada reserva cuesta un determinado número de créditos, que se descuentan de la cuenta del jugador. Para tener créditos, el jugador dispone de dos posibilidades:

• Recargar su cuenta por adelantado: compra créditos en línea y después reserva tantas veces como se lo permita su saldo.
• Pagar en el momento de reservar, si activa esta opción: si no tiene créditos suficientes, paga lo que le falta directamente desde el formulario, o la reserva completa si no tiene ninguno.

Las dos formas de pagar conviven: cada jugador elige la que le conviene. El esquema siguiente resume lo que ocurre cuando un jugador reserva.

Activar la venta de créditos

La venta de créditos se configura en la ficha de la suscripción, y no en el catálogo de productos.

1. Vaya a Administración›Usuarios›Derechos de acceso›Suscripciones y abra la suscripción correspondiente.
2. Abra la pestaña Créditos y active Activar el sistema de créditos.
3. En el apartado Pagos y facturación, active la venta en línea.
4. Fije el Tarifa unitaria y, a continuación, sus ofertas en la sección Tarifa cuantitativa (véase más abajo).

El producto correspondiente se crea automáticamente y aparece después en Administración›Configuración›Facturación›Productos y servicios. Sin venta en línea, el sistema de créditos sigue siendo utilizable: en ese caso, usted acredita las cuentas manualmente desde la ficha de cada usuario, tras un pago en el club.

Componer sus ofertas de créditos

En la sección Tarifa cuantitativa, cada línea asocia una cantidad de créditos a un precio con impuestos incluidos. El botón Agregar una tarifa cuantitativa añade tantas líneas como necesite, y el usuario elige en el momento de la compra. La opción Cantidad libre le permite además elegir la cantidad que desee, al precio unitario. Si un crédito equivale a 1 €, que es lo que recomendamos (véase más abajo), cada oferta se lee como una recarga y el descuento se ve de inmediato:

Usted decide la diferencia entre los tramos. Un descuento demasiado pequeño no desencadena la compra agrupada; un descuento demasiado grande financia a los grandes consumidores en detrimento de los ocasionales.

Fijar el precio de las reservas

El precio de una reserva se configura en Tarifas de reservas, dentro de la pestaña Créditos de la suscripción. Con 1 crédito = 1 €, usted introduce directamente euros y puede hacerlos variar según el calendario, el día o el horario: horas valle más baratas, pistas cubiertas más caras, precio de fin de semana.

El ajuste Duración de un crédito de reserva indica a continuación cómo se contabiliza ese precio:

• X crédito(s) = X minutos, la configuración recomendada para mayor flexibilidad: el precio se fija para una duración, por ejemplo 12 € por 60 minutos, y se descuenta a prorrata de la duración reservada. Una reserva de 90 minutos cuesta 18 €. El precio sigue siendo justo cuando sus franjas horarias tienen duraciones desiguales, o cuando deja que los usuarios elijan su horario.
• X crédito(s) = 1 reserva: el precio se descuenta una vez por reserva, sea cual sea su duración, por ejemplo 12 €. Es sencillo de entender, pero una hora y tres horas cuestan lo mismo.
• X crédito(s) = 1 franja horaria: el precio se descuenta por cada franja horaria ocupada. A 12 € la franja horaria, una reserva de tres franjas consecutivas cuesta 36 €.

Si ha optado por 1 crédito = 1 €, active por último Mostrar los créditos en moneda: el saldo, el coste de la reserva y el importe pendiente se muestran en euros en lugar de en número de créditos, que es lo que sus jugadores tienen realmente en mente. No active esta opción si un crédito equivale a otro importe: las cantidades mostradas serían falsas.

Cobrar las invitaciones

Cuando un jugador reserva con una persona ajena a la organización, un invitado, usted puede cobrar esa invitación. Los créditos de invitación funcionan como los créditos de reserva, con su propio saldo, y sirven únicamente para invitar. Se configuran en la pestaña Invitaciones de la suscripción:

1. Active Permitir la reserva con invitados.
2. En Tarifas de invitaciones, fije el precio de una invitación según el calendario, el día y el horario.
3. En Pagos y facturación, active la venta en línea de los créditos de invitación y componga sus ofertas, igual que con los créditos de reserva.

El precio se contabiliza por invitado: una reserva con dos invitados cuesta dos veces el precio de una invitación. Cuando el jugador va acompañado de compañeros, la opción Cargar solo al responsable de la reserva determina quién paga a los invitados: solo el autor de la reserva, o cada compañero su parte.

Utilizar un único saldo para todo

Dos saldos separados suelen complicar la vida a los jugadores. Con la opción Sistema de créditos unificado, en la pestaña Invitaciones, las invitaciones se pagan con los créditos de reserva: el jugador ya solo tiene un saldo, que recarga de una vez y que sirve tanto para reservar como para invitar.

Los precios de las invitaciones siguen siendo los de la pestaña Invitaciones: solo cambia el saldo utilizado. Con 1 crédito = 1 €, es la configuración más sencilla para sus jugadores: una sola recarga, precios en euros y un importe pendiente que incluye a los invitados cuando pagan en el momento de reservar.

Proponer el pago al reservar

Con el pago al reservar, un jugador que no tiene créditos suficientes no se queda bloqueado: paga lo que le falta en el momento de reservar, al precio de sus ofertas de créditos. Su franja horaria se mantiene reservada durante el tiempo del pago.

1. Vaya a Administración›Usuarios›Derechos de acceso›Suscripciones y abra la suscripción correspondiente.
2. En la pestaña General, active Pago al reservar.
3. Configure el plazo que se deja al jugador para pagar, entre 5 y 30 minutos.
4. Guarde la suscripción.

La opción está activada de forma predeterminada, con un plazo de 10 minutos. Funciona si la venta de créditos está activada en Pagos y facturación, dentro de la pestaña Créditos o Invitaciones, y si su cuenta de facturación acepta el pago en línea, o un pago en el club, por cheque o por transferencia con la opción Entregar inmediatamente los productos y servicios solicitados.

Entender el plazo según el modo de pago

En la página de pago, el jugador elige entre los modos de pago de su cuenta de facturación:

• Pago en línea: el jugador dispone del plazo fijado (10 minutos de forma predeterminada) para validar su pago. En cuanto se recibe el pago, la reserva queda confirmada. Si no paga dentro del plazo, la reserva se anula y la franja horaria queda libre.
• Pago en el club, por cheque o por transferencia: la reserva se confirma en cuanto el jugador elige ese modo. Se crea un pedido pendiente a su nombre: usted lo cobra a su llegada al club, o al recibir la transferencia.

El plazo sirve por tanto únicamente para elegir un modo de pago: una reserva confirmada mediante un pago en el club nunca se libera mientras se espera al jugador.

Seguir las reservas pendientes de pago

Una reserva pendiente ya ocupa la franja horaria. En los calendarios, la reconoce por el icono , y su panel indica la hora límite de pago.

Mientras está pendiente, no se puede modificar ni mover: se paga o se anula. Los correos electrónicos de confirmación, los recordatorios y los códigos de acceso solo se envían una vez recibido el pago.

Desde su panel, puede:

• hacer clic en Cobrar para registrar un pago recibido en el club, si tiene acceso a la facturación: la reserva queda confirmada;
• anularla con Cancelar: la franja horaria se libera, el pedido se anula y los créditos ya descontados se devuelven al jugador.

Cuando el plazo vence sin pago, la reserva se anula automáticamente y los créditos ya descontados se devuelven al jugador. A veces un pago llega a buen término después del plazo, por ejemplo un pago en línea ya iniciado, o un pago que usted cobra sobre el pedido en la hora siguiente:

• si la franja horaria sigue libre, la reserva se restablece;
• si no, los créditos comprados permanecen en la cuenta del jugador, a quien se informa por correo electrónico.

Regalar créditos

Vender no es el único uso. Varios ajustes acreditan una cuenta sin contrapartida:

• Añadir créditos al crear la cuenta del suscriptor: cada nuevo suscriptor empieza con un saldo, suficiente para probar antes de comprar.
• El registro en línea puede acreditar la cuenta en cuanto se valida la solicitud.
• El mensaje de cumpleaños automático puede acompañar su felicitación con un regalo en créditos.
• Desde la ficha de un usuario, usted ajusta un saldo manualmente, con una nota que quedará en su historial.

Compartir la misma tabla entre varias suscripciones

Si varias suscripciones venden créditos en condiciones estrictamente idénticas (mismo precio unitario, mismas ofertas, mismos vencimientos), se crea un único producto que se comparte. Su catálogo se mantiene legible en lugar de llenarse de duplicados.

Compartir no le expone a ningún efecto secundario: modificar la tabla de una suscripción que comparte su producto crea automáticamente una copia vinculada únicamente a ella. Las demás suscripciones conservan sus precios.

Desactivar la venta en una suscripción simplemente la desvincula del producto; este sigue disponible mientras otra suscripción lo utilice.

Seguir las ventas y los saldos

Las compras de créditos aparecen en las facturas y transacciones como cualquier otro pedido. Del lado del usuario, cada movimiento (compra, reserva, anulación, ajuste manual) queda registrado en el historial de su ficha.