Crear y gestionar las suscripciones

Una suscripción reúne las condiciones de acceso y de reserva de un plan: fechas, tarifa, cuota de reservas y reglas a respetar. Cree las suscripciones que ofrece su organización y, a continuación, asigne a cada usuario la que le corresponde desde su ficha.

Crear una suscripción

Empiece por un plan que ofrezca su organización, por ejemplo Tenis recreativo. Después podrá asignarlo a los usuarios correspondientes, sin volver a introducir las mismas reglas en cada ficha.

1. Vaya a Administración›Usuarios›Derechos de acceso›Suscripciones y haga clic en Nuevo.
2. En la pestaña General, indique Nombre y color y una descripción opcional.
3. En Fechas de apertura de derechos, defina el periodo durante el cual los suscriptores pueden conectarse. Deje el ajuste desactivado para un acceso sin límite de fecha.
4. Haga clic en Guardar.

Complete después las condiciones de reserva: ¿cuántas reservas puede tener un suscriptor a la vez?, ¿a qué pistas tiene acceso?, ¿qué reglas debe respetar? Las pestañas Cuota, Permisos y Reglas permiten precisar estas opciones. La guía siguiente le acompaña en su configuración.

Organizar la lista automáticamente

El modo Automático organiza la lista por usted: no tiene ningún grupo que crear. Haga clic en el encabezado del nombre, de la fecha de inicio o de la fecha de fin para elegir el orden. Los grupos se adaptan a esa elección, sin modificar las suscripciones.

Con un orden por nombre, la aplicación busca las palabras y las temporadas en común. Así puede agrupar Tenis recreativo 2026/2027 - Adultos y Tenis recreativo 2026/2027 - Jóvenes. Unos nombres coherentes facilitan esta clasificación. Si los títulos son muy distintos, la aplicación dispone de menos indicios para agruparlos. Con un orden por fecha, los grupos se forman a partir de las fechas de inicio y de fin de las suscripciones.

Haga clic en el título de un grupo para plegarlo o desplegarlo. Este estado se memoriza para su cuenta.

Ordenar las suscripciones en grupos manuales

Elija este modo si desea organizar la lista según sus propios criterios. Puede, por ejemplo, reunir el tenis y el pádel en un grupo Escuela deportiva, y después distinguir las suscripciones de práctica libre y las ofertas puntuales, sea cual sea su nombre.

1. Cambie a Grupos manuales.
2. Haga clic en Añadir un grupo y asígnele un nombre: el nuevo grupo aparece al principio de la lista.
3. En Todos, sin búsqueda ni filtro, arrastre las líneas para colocarlas en los grupos y definir su orden. En pantalla táctil, mantenga el dedo sobre la línea antes de desplazarla.
4. Arrastre el título de un grupo para cambiar su posición. Las suscripciones que no están en ningún grupo permanecen abajo, en Ningún grupo.

Al pasar el cursor sobre el título, los botones permiten renombrar o eliminar el grupo. Eliminar un grupo conserva sus suscripciones, que vuelven a Ningún grupo.

También puede hacer clic en un encabezado de columna para ordenar las suscripciones por nombre o por fecha dentro de cada grupo. Si después desplaza una suscripción independiente o de referencia, su ordenación sustituye al orden automático: la posición elegida se conserva.

Las suscripciones vinculadas, que se explican más abajo, permanecen bajo su suscripción de referencia. Puede cambiar su orden dentro de esta familia sin modificar la ordenación del resto de la lista. Si desplaza la referencia, sus suscripciones vinculadas la siguen.

También encontrará estas agrupaciones en las listas de selección de suscripción cuando faciliten la lectura. Los nombres completos de las suscripciones siguen mostrándose.

Adaptar la visualización y actuar sobre varias suscripciones

Adapte la lista a su forma de trabajar: leer las descripciones, consultar los pagos o mostrar más líneas en pantalla. El menú Configuración, a la derecha de Nuevo, memoriza sus preferencias:

• Mostrar las descripciones: añade la descripción bajo el nombre, en dos líneas como máximo.
• Mostrar los pagos: sustituye la columna de fecha de inicio por la de los pagos.
• Modo condensado: reduce el espaciado de las líneas y el tamaño de los nombres, los botones y los contadores.

Estas opciones están desactivadas de forma predeterminada. Los nombres largos siguen siendo legibles en varias líneas.

Las columnas de inicio y de fin solo aparecen si al menos una suscripción de la lista filtrada tiene la fecha correspondiente. Para consultar o modificar una suscripción, haga clic en su nombre, también en el móvil.

Marque las casillas a la izquierda de las suscripciones para actuar sobre varias líneas a la vez. Los botones Archivar, Vincular, Desprender y Eliminar aparecen entonces en lugar de las pestañas de modo. Se aplican los mismos derechos y restricciones que en una acción sobre una sola suscripción.

En modo manual, Mover a… coloca toda la selección en un grupo. En Archivadas, Restaurar devuelve las suscripciones seleccionadas a la lista actual.

Compartir los ajustes con una suscripción de referencia

¿Ofrece varios planes de pádel —adultos, jóvenes, estudiantes— con tarifas distintas pero las mismas reglas? Sin vínculo entre estas suscripciones, cada cambio de cuota o de acceso a las pistas debe repetirse en cada plan, con el riesgo de olvidar alguno.

Una suscripción de referencia permite gestionar estos ajustes en un único lugar. Cree por ejemplo Suscripción Pádel y vincule a ella sus planes: las modificaciones de los ajustes comunes se aplicarán automáticamente a todas las suscripciones vinculadas, mientras que cada una conservará su tarifa y su información propia. Si algunos planes deben tener reglas diferentes, manténgalos independientes o vincúlelos a otra referencia.

Los ajustes se transmiten únicamente desde la referencia hacia las suscripciones vinculadas, cuando usted los guarda. Cambiar la tarifa o el nombre de una suscripción vinculada no tiene por tanto ningún efecto sobre la referencia ni sobre las demás suscripciones. También puede asignar la suscripción de referencia a usuarios: sigue siendo una suscripción de pleno derecho.

Crear una suscripción vinculada

Desde la lista, el botón Crear una suscripción vinculada de la referencia permite crear rápidamente una nueva variante. También puede hacerlo desde su configuración:

1. Abra la suscripción que servirá de referencia, pestaña General.
2. En la sección Suscripción de referencia, haga clic en Crear una suscripción vinculada.
3. Escriba el nombre deseado en la ventana de confirmación y valide.
4. La suscripción creada aparece en la lista de suscripciones vinculadas de la referencia. Haga clic en su botón Abrir para personalizar su nombre, su tarifa y el resto de su información propia.

Vincular una suscripción existente

1. Abra la suscripción que desea vincular y guarde primero sus posibles modificaciones.
2. En General, sección Suscripción de referencia, elija la referencia deseada.
3. Lea la confirmación: indica cuántos usuarios están afectados. Al validar, sustituye los ajustes comunes de esta suscripción por los de la referencia elegida. Su tarifa y su información propia se conservan.

Saber dónde modificar los ajustes

En una suscripción vinculada, la banda situada en la parte superior del panel indica de qué referencia proceden los ajustes. Los que se heredan aparecen atenuados, con el nombre de la referencia. Para modificarlos, abra esa referencia: el cambio se aplicará a todas sus suscripciones vinculadas.

Siguen siendo personalizables en cada suscripción vinculada:

• su nombre, su descripción, su color y sus palabras clave;
• sus fechas y sus colores de reserva;
• sus tarifas y su facturación, incluidas las tarifas y la venta de créditos de reserva o de invitación;
• las opciones de la pestaña Registros.

Los demás ajustes se heredan: cuotas, permisos, reglas, etiquetas, funcionamiento de los créditos e invitaciones, información exigida para reservar, bloqueo en caso de impago y recordatorios antes de la expiración.

Por ejemplo, puede fijar la tarifa joven en 160 € y la tarifa adulta en 320 €. Cada una conserva su precio, incluso cuando modifica las reglas comunes en Suscripción Pádel.

En la lista, una línea une los distintivos de las suscripciones vinculadas con el de su referencia: así identifica los planes que comparten los mismos ajustes. Si su nombre empieza por el de la referencia, solo puede mostrarse la parte siguiente: Pádel - Jóvenes se convierte en Jóvenes bajo Pádel. El nombre completo se conserva y está accesible al pasar el cursor.

Desvincular una suscripción sin eliminarla

Desde la tarjeta de la referencia, utilice Desprender en la línea correspondiente. También puede elegir Ninguno en el campo Suscripción de referencia de la suscripción vinculada y confirmar.

La desvinculación solo retira el vínculo: la suscripción y sus usuarios se conservan. Los ajustes heredados permanecen tal como están en el momento de la desvinculación y pasan a ser modificables directamente en esta suscripción. Los cambios realizados después en la antigua referencia ya no se le aplicarán.

Para desvincular varias suscripciones a la vez, márquelas en la lista y utilice Desprender, según sus derechos de gestión.

Hacer el seguimiento del pago de las cuotas

Si cobra las cuotas en recepción o por transferencia, puede anotar los pagos para saber quién ha abonado su suscripción. En la pestaña General, indique Tarifa de la suscripción: la casilla Suscripción pagada de cada ficha permite indicar el pago, su fecha y su importe.

Para hacer balance del conjunto de los usuarios, abra Administración›Usuarios›Derechos de acceso›Seguimiento de suscripciones. Puede filtrar la lista por suscripción o por estado de pago y exportarla en formato Excel.

Active si lo necesita Bloquear las reservas si el usuario no ha pagado su suscripción: aparecerá entonces una banda en la ficha del usuario y se le denegará la reserva hasta que se registre el pago.

Para no tener que vigilar esta pantalla, active los informes de actividad: cada mes le envían la lista nominativa de las suscripciones que expiran en los próximos 30 días.

Vender la suscripción en línea

Active Pagos y facturación en la pestaña General para que la suscripción sea de pago en línea: los usuarios pueden contratarla o renovarla según los planes configurados, con facturación automática. El pago se realiza según los medios de cobro de la cuenta de facturación asociada.

Cuando esta sección está activa, las fechas adquieren otro sentido: se convierten en Fechas de acceso predeterminadas, aplicadas mientras el suscriptor no tenga un plan en curso. En cuanto compra un plan, son las fechas del plan las que toman el relevo.

Avisar automáticamente a los suscriptores antes del vencimiento

Los recordatorios avisan a los usuarios de que deben renovar su suscripción antes de perder su acceso a las reservas. Se envían tres correos electrónicos antes de la fecha de vencimiento: 30 días antes, 7 días antes y el día anterior.

Para consultar el ajuste, vaya a Administración›Usuarios›Derechos de acceso›Suscripciones, abra la suscripción correspondiente y después la pestaña General, sección Recordatorios automáticos antes del vencimiento. Los recordatorios están activados de forma predeterminada. En una suscripción vinculada, este ajuste se modifica en su suscripción de referencia.

Añadir un mensaje personalizado

Bajo el interruptor, un editor permite añadir algunas líneas que se incluirán en el correo electrónico: fecha de la asamblea general, tarifa de la temporada siguiente, horario de inscripción, dirección de un formulario a rellenar, documento adjunto...

Lo que recibe el suscriptor

El correo electrónico recuerda la suscripción en cuestión, su fecha de vencimiento y el número de días restantes, y a continuación su mensaje si ha escrito uno.

Aparece un botón de renovación si el usuario tiene acceso a una suscripción que puede comprar en línea desde su cuenta. En caso contrario, el correo contiene únicamente el recordatorio y su mensaje: no olvide explicar en él cómo renovar por otra vía.

Quién no recibe recordatorio

• Los suscriptores sin fecha de vencimiento indicada en su ficha: sin esa fecha, la aplicación no puede programar ningún recordatorio.
• Los suscriptores cuya suscripción tiene los recordatorios desactivados.
• Los suscriptores suspendidos.
• Quienes han desactivado las notificaciones Pagos y facturación en su cuenta.

Exigir documentos justificativos para reservar

En la pestaña General, la sección Información obligatoria para reservar obliga a los suscriptores a completar determinada información antes de poder reservar: dirección de correo electrónico, dirección postal, teléfono, foto de perfil, fecha de nacimiento, clasificación, número de licencia, justificante de domicilio o certificado médico.

Se invita al usuario a completar su ficha desde su primera conexión y, después, cuando hace clic en una franja horaria libre. Si activa Aplicar esta restricción cuando el suscriptor sea socio en una reserva, tampoco podrá ser añadido a la reserva de otra persona mientras falte la información solicitada.

Duplicar una suscripción para la nueva temporada

La duplicación le evita empezar de cero: reutilice la configuración de una temporada anterior y adapte después las fechas y las opciones de la copia.

1. En la lista, haga clic en Duplicar en la línea de la suscripción que desea reutilizar.
2. Escriba el nombre de la copia en la ventana de confirmación y valide: aparecerá en la lista.
3. Haga clic en su nombre para ajustar sus fechas y las opciones necesarias.

También puede duplicar desde el panel de configuración de una suscripción. En ese caso, el panel de la copia se abre directamente tras la confirmación.

La duplicación de una suscripción vinculada conserva su vínculo con la misma referencia si dispone de los derechos necesarios sobre esta. No crea una nueva referencia para la temporada siguiente.

Archivar las suscripciones que ya no se utilizan

Archive un plan antiguo para aligerar la lista sin eliminar las suscripciones de los usuarios que todavía la tienen. Así puede guardar una temporada pasada sin esperar a que todos los usuarios hayan cambiado de plan.

Haga clic en Archivar en la lista y confirme. La suscripción pasa a Archivadas. Ya no se ofrece como nueva opción al añadir o modificar un usuario; quienes ya están suscritos la conservan.

Una banda puede sugerirle suscripciones que archivar. Compruebe la selección antes de confirmar. Si hace clic en Ocultar, solo desaparece la banda, y esta elección se memoriza para su cuenta: no se archiva ninguna suscripción.

Para recuperar una suscripción en la lista actual, abra Archivadas y haga clic en Restaurar. Si restaura una suscripción vinculada cuya referencia está archivada, esta también se restaura, siempre que disponga de los derechos necesarios.

Las suscripciones archivadas siguen estando disponibles para la vinculación de suscripciones en las importaciones clásica y ADOC.

Eliminar una suscripción vacía

Elimine una suscripción si ya no la necesita y ningún usuario está vinculado a ella. Si todavía se utiliza, archívela para retirarla de la lista y conservarla para sus suscriptores.

Utilice Eliminar en la lista o en el panel de configuración. La eliminación se rechaza si la suscripción todavía tiene usuarios, si está definida como predeterminada o si es la del administrador conectado. Las mismas protecciones se aplican cuando elimina varias suscripciones a la vez; el mensaje propone entonces el archivado.

Eliminar una referencia vacía desvincula sus suscripciones vinculadas: estas se conservan con sus ajustes actuales. Para retirar únicamente un vínculo, utilice Desprender, sin eliminar la suscripción.

Reasignar una suscripción de forma masiva

Al principio de una temporada, puede asignar la nueva suscripción a varios usuarios en una sola operación, sin abrir cada ficha.

1. Vaya a Administración›Usuarios›Gestión de usuarios y seleccione los usuarios correspondientes, o Seleccionar todo después de aplicar un filtro.
2. Abra Acciones y después Edición rápida.
3. Elija la nueva suscripción y, si es necesario, sus fechas, y haga clic en Guardar.

Durante esta misma operación, puede marcar la suscripción como no pagada para los usuarios seleccionados, por ejemplo al comienzo de una nueva temporada.

Si prepara estos cambios en un archivo, también puede utilizar la importación para actualizar las suscripciones de los usuarios afectados.