Recibir informes de actividad por correo electrónico
Reciba automáticamente un resumen de la vida de su Organización: número de miembros, Suscripciones, Registros, Reservas, conexiones y correos electrónicos, con la evolución respecto al período anterior.
Activar los informes
- Diríjase a Administración›Configuración›Informes de actividades.
- Active Activar los informes de actividades por correo electrónico.
- En Direcciones de correo electrónico, indique hasta 4 destinatarios, una dirección por línea.
- Haga clic en Guardar.
Los destinatarios no necesitan una cuenta de Manager ni un permiso específico: el informe llega a su buzón. Es la forma más sencilla de mantener informado a un presidente o a un tesorero que nunca se conecta a la aplicación.
Elegir las frecuencias
Coexisten tres informes, que puede activar por separado o de forma conjunta:
- Informes diarios: cada mañana, las actividades del día anterior.
- Informes semanales: cada lunes por la mañana, la semana transcurrida.
- Informes mensuales: el día 1 de cada mes, el mes transcurrido.
Cada uno responde a una necesidad distinta. El informe diario sirve para el trabajo del día a día: señala lo que hay que gestionar hoy. El mensual se reenvía tal cual a la junta directiva, sin necesidad de reformatearlo. El semanal se sitúa a medio camino y resulta muy práctico para un responsable voluntario que pasa por las instalaciones una vez por semana.
Comprender el contenido del informe
El informe no se limita a las Reservas. Reúne siete familias de indicadores, cada una comparada con el período anterior:
- Usuarios: número total, nuevas cuentas, cuentas suspendidas, cuentas enviadas a la papelera y cuentas eliminadas definitivamente.
- Suscripciones: Suscripciones pagadas, Suscripciones caducadas y, sobre todo, las que vencen en los próximos 30 días.
- Registros en línea: solicitudes aceptadas, rechazadas y pendientes.
- Reservas: total, Reservas de los Usuarios, Etiquetas de bloqueo de la Organización, invitaciones, Notas informativas, cancelaciones.
- Conexiones: conexiones aceptadas, conexiones rechazadas y número de Usuarios activos.
- Correos electrónicos: mensajes entregados, abiertos y fallidos.
- Registro de presencia en el terminal: Franjas horarias con presencia confirmada, sin confirmar, cancelaciones automáticas y cuentas sancionadas.
Las tres últimas familias solo aparecen si la función correspondiente está activa en su Organización: los Registros en línea deben estar abiertos en al menos una Suscripción, y el Registro de presencia debe estar activado en el terminal.
Utilizar el informe como lista de tareas
Este es el punto que distingue este informe de una simple tabla de cifras: varios apartados son nominativos. No solo lee «12 Suscripciones vencen próximamente», sino que obtiene la lista de esas doce personas.
De ello se derivan naturalmente tres usos:
- La lista de Suscripciones que vencen en un plazo de 30 días es su lista de avisos. Llega sola, cada mes, sin tener que crear ningún filtro.
- La lista de Registros pendientes le recuerda las solicitudes que nadie ha tramitado, el caso típico de una Organización en la que varias personas administran sin repartirse la tarea de forma explícita.
- El contador de correos electrónicos fallidos indica una base de direcciones que se deteriora, mucho antes de que un miembro se queje de no recibir nada.
