Contabilidad y auditoría

Configure el plan contable de su organización, exporte sus asientos al programa de su asesor contable, active la factura electrónica en formato Factur-X y consulte los documentos que la administración tributaria puede solicitarle: certificado, registro de eventos, cierres y archivos.

Configurar su plan contable

El plan contable determina en qué cuentas y en qué diarios se imputarán sus ventas en las exportaciones. Se configura por compte de facturación: dos entidades que facturan por separado tienen cada una el suyo.

1. Vaya a Administración›Configuración›Facturación›Cuentas de facturación y abra la cuenta correspondiente.
2. Abra la pestaña Plan de cuentas.
3. Ajuste los números de cuenta y los nombres de cuenta y, a continuación, haga clic en Guardar.

La pantalla se estructura en tres bloques:

• Ventas, IVA y clientes: las cuentas de prestaciones de servicios, de IVA repercutido, de clientes y de descuentos concedidos.
• Tesorería: las cuentas de banco, de caja y de cheques pendientes de cobro, utilizadas por los asientos de cobro.
• Diarios: los códigos de los diarios de ventas, de banco y de caja.

Desglosar sus ventas por categoría o por tipo impositivo

De forma predeterminada, todas sus ventas se imputan a una sola cuenta de ingresos. Dos desgloses opcionales permiten afinar más, en la misma pestaña.

• Desglose de ventas por categoría: una cuenta distinta por categoría de producto: suscripciones, créditos, material, clases… Haga clic en Añadir una categoría, elija la categoría e introduzca su cuenta.
• Desglose del IVA por tipo: una cuenta de IVA repercutido distinta por cada tipo impositivo. Haga clic en Añadir una tarifa, introduzca el tipo y su cuenta.

Resulta útil cuando su contabilidad debe distinguir unas actividades de otras, por ejemplo separar los ingresos de enseñanza de los alquileres de pista. Si no hay desglose, todo llega a las cuentas generales definidas más arriba.

Exportar sus ventas y sus asientos

1. Vaya a Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones.
2. Filtre la lista por el periodo y los criterios deseados: la exportación reproduce exactamente los filtros mostrados en pantalla.
3. Haga clic en Descargar la exportación y elija un formato.

Seguir la actividad comercial

• Excel (.xlsx): una línea por pedido, con la fecha, el usuario, los importes sin IVA, el IVA y el total con IVA, el estado y el método de pago. Es el formato recomendado para analizar sus ventas en una hoja de cálculo.
• CSV (.csv): el mismo informe, en un formato legible por cualquier hoja de cálculo.
• Descargar las facturas PDF: un archivo comprimido con el PDF de cada factura del filtro actual. Solo figuran en él las facturas emitidas.

Enviar a su asesor contable

• Asientos contables (.csv): los asientos en debe/haber por factura, en un formato legible destinado a una importación manual.
• FEC (Francia): el Fichier des Écritures Comptables, formato legal francés, importable por Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane o QuickBooks. Un asiento cuadrado por factura.
• FAIA (Luxemburgo) y DATEV (Alemania): los formatos legales de esos dos países, propuestos a las organizaciones establecidas en ellos.

La opción Incluir los reglamentos (tesorería) añade los asientos de cobro (banco, caja, cheque) a los de las ventas. Desmárquela para exportar únicamente el diario de ventas.

Emitir facturas en formato Factur-X

La facturación electrónica pasa a ser obligatoria en Francia. Factur-X es el formato elegido: una factura PDF completamente normal, dentro de la cual se inserta un archivo de datos que los programas de contabilidad saben leer automáticamente.

Para quien recibe la factura, nada cambia: abre un PDF idéntico al de antes. Es su programa de contabilidad el que encuentra además los importes y los identificadores sin necesidad de volver a teclearlos.

Comprobar si su organización está afectada

Es la primera cuestión que hay que resolver, y la respuesta dista mucho de ser la misma para todas las organizaciones.

• Las asociaciones deportivas exentas de IVA en virtud del artículo 261-7-1° del código general de impuestos francés no están afectadas ni por la facturación electrónica ni por el e-reporting. Muchas organizaciones se encuentran en este caso.
• Las organizaciones sujetas al IVA deberán emitir sus facturas entre profesionales en formato electrónico. Para las microempresas y pymes, es decir, la práctica totalidad de las organizaciones, el plazo de emisión se fija en el 1 de septiembre de 2027.
• Las facturas a particulares (sus socios) quedan fuera del ámbito de la facturación electrónica, sea cual sea su régimen.

Activar el formato

1. Vaya a Administración›Configuración›Facturación›Cuentas de facturación y modifique la cuenta correspondiente.
2. En la pestaña Facturación, localice la opción Factura electrónica situada en la sección Detalles de facturación
3. Elija el formato:
   • Factur-X (Francia) para una organización francesa: añade las menciones legales francesas exigidas en las facturas entre profesionales;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) para la norma europea sin las particularidades francesas;
   • Desactivado para generar facturas PDF clásicas.

El ajuste es propio de cada cuenta de facturación: una organización que factura desde varias cuentas las activa de forma independiente.

Cumplimentar los datos obligatorios

Una factura electrónica debe identificar a su emisor de forma inequívoca. Estos datos se introducen en la misma pestaña, sección Detalles de facturación.

1. El SIREN / SIRET de su organización: es el campo imprescindible. Sin él, la factura no puede ser conforme y aparece un mensaje de advertencia bajo la opción.
2. El Número de IVA, si su organización está sujeta a él. Si queda vacío, el SIRET hace las veces de identificador fiscal.
3. La dirección completa: razón social, calle, código postal, población y país. Una dirección incompleta produce una factura rechazada por la plataforma de su cliente.
4. El correo electrónico de facturación, utilizado como punto de contacto cuando no hay ningún otro identificador disponible.

Obtener el SIREN de sus clientes profesionales

Una factura entre profesionales también debe identificar al comprador. El SIREN del cliente se introduce en su dirección de facturación, bloque Dirección de la empresa, junto con la Razón social y el Identificación de la organización. La misma introducción de datos se propone durante una venta al mostrador.

Nada de esto se pide para una factura a un particular: bastan el nombre, la dirección y el país.

Consultar sus documentos de auditoría

Un programa que cobra pagos debe poder demostrar que sus asientos no han sido retocados. Cuatro documentos responden a esta exigencia, reunidos en un mismo lugar: vaya a Administración›Configuración›Facturación›Cuentas de facturación, abra la cuenta de facturación correspondiente y, a continuación, la pestaña Contabilidad y auditoría.

Esta pestaña solo aparece en una cuenta ya registrada: los documentos se refieren a una actividad, así que no hay nada que mostrar en una cuenta que se está creando. Cada cuenta de facturación tiene los suyos; si su organización factura desde varias entidades, examínelos por separado.

Descargar su certificado

En caso de inspección, la administración tributaria puede pedirle que justifique que su programa de cobro respeta las condiciones de inalterabilidad, seguridad, conservación y archivado de los datos. La tarjeta Certificado del software de caja genera este justificante a petición, mediante Descargar (PDF).

El documento consta de dos partes. La del editor ya está firmada. La segunda debe cumplimentarla y firmarla su representante legal: el certificado solo está completo cuando se reúnen ambas, y se presentan juntas.

La tarjeta solo aparece en una cuenta de facturación francesa: la obligación afecta a los sujetos pasivos establecidos en Francia.

Consultar el registro de eventos

La tarjeta Registro de eventos conduce, mediante Consultar, al rastro probatorio de lo ocurrido en su facturación. Allí no encontrará las ventas —están en sus pedidos—, sino los hechos técnicos que las rodean.

Figuran en él, en particular, las conexiones correctas y fallidas, las modificaciones de configuración, los cambios de permisos de facturación, los cierres realizados, los documentos sellados y los duplicados emitidos, los archivos generados, las exportaciones contables, los pasos al modo test, así como las anomalías detectadas: ruptura de cadena, desviación de cierre, anomalía de reloj.

Cada línea lleva su fecha, su tipo de evento, la cuenta afectada, el operador y el detalle. Un filtro por tipo y por periodo permite orientarse, y el botón Exportar genera un archivo.

Entender los cierres

Un cierre sella un periodo: fija los cobros, las facturas y los abonos que contiene, y ya no puede modificarse ni regenerarse. La tarjeta Cierres presenta los cierres diarios, mensuales y anuales de su cuenta.

Se realizan automáticamente, sin intervención por su parte. Por lo tanto, no tiene nada que «hacer» cada noche: la tabla se rellena sola.

Cada línea indica el periodo, el número de transacciones, el Neto cobrado, el Desglose por método de pago —en línea, en el club, efectivo, cheque, transferencia, terminal— así como el número de facturas y de abonos emitidos.

Conviene entender dos puntos, porque a menudo sorprenden:

• El gran total nunca vuelve a cero. Se trata de un acumulado perpetuo desde el origen de la cuenta, no de un saldo del periodo. Un total que aumenta sin cesar es el comportamiento esperado.
• El Recuperación (punto cero) indica la fecha y el importe a partir de los cuales arranca ese acumulado. En una cuenta que existía antes de la implantación de los cierres, es el punto de partida elegido, y no cero.

Recuperar sus archivos fiscales

Cada mes cerrado da lugar a un archivo fijado, reunido en un fichero ZIP con marca de tiempo: transacciones, facturas, abonos, cierres y registro técnico del periodo. La tarjeta Archivos los enumera en Archivos mensuales, con su periodo, su tamaño, su fecha de creación y su Huella (SHA-256).

Esa huella es lo que hace verificable el archivo: cambia en cuanto se modifica un solo byte. Dos botones acompañan a la tarjeta, Herramienta de verificación y Manual de verificación, para que un tercero, inspector o asesor contable, pueda comprobar él mismo la integridad de un archivo sin recurrir a usted.

Los archivos se generan automáticamente. Si un periodo cerrado aún no tiene el suyo, aparece en Periodos cerrados no archivados y un botón Generar permite generarlo de inmediato.