Gestionar una temporada

Cambio de temporada de la A a la Z: preparar las nuevas suscripciones, reasignar a los usuarios de forma masiva, poner los contadores de créditos a cero y hacer limpieza en las cuentas.

Preparar las suscripciones de la nueva temporada

1. Vaya a Administración›Usuarios›Derechos de acceso›Suscripciones.
2. En la línea de cada suscripción de la temporada finalizada, haga clic en Duplicar.
3. Escriba el nombre de la copia (por ejemplo, el nuevo año) en la ventana de confirmación y valide.
4. La copia aparece en la lista. Haga clic en su nombre para ajustar las fechas de inicio y de fin, y la tarifa si es necesario.

Puede Archivar las suscripciones de la temporada finalizada para retirarlas de la lista actual y de las nuevas opciones de asignación, incluso si todavía hay usuarios suscritos a ellas. Estos usuarios conservan su suscripción. Encontrará los planes en Archivadas. El archivado desactiva su propuesta en los registros en línea; una restauración no la reactiva automáticamente.

Si duplica una suscripción vinculada, la copia sigue vinculada a la misma referencia cuando sus permisos lo permiten. Compruebe, por tanto, qué referencia debe llevar los ajustes comunes de la nueva temporada.

Si sus suscripciones se venden en línea en ciclos fijos, el cambio es aún más sencillo: añada el ciclo de la temporada siguiente al producto existente y el ciclo finalizado dejará de proponerse por sí solo.

Reasignar la nueva suscripción de forma masiva

1. Vaya a Administración›Usuarios›Gestión de usuarios.
2. Haga clic en Filtros y filtre por suscripción antigua para localizar a los usuarios afectados.
3. Haga clic en Seleccionar todo, después abra el menú Acciones y elija Edición rápida.
4. Seleccione la nueva suscripción en la lista Suscripción y, si es necesario, marque Modificar las fechas de la suscripción.
5. Guarde: todos los usuarios seleccionados cambian en una sola operación.

También puede reasignar las suscripciones mediante la importación de un archivo (Administración›Usuarios›Importar / Exportar›Importar un archivo), práctico si prepara la temporada en una hoja de cálculo.

Poner los contadores de créditos a cero

1. En Administración›Usuarios›Gestión de usuarios, seleccione los usuarios afectados (o Seleccionar todo después de filtrar).
2. Abra el menú Acciones y elija Créditos.
3. Tanto para los Créditos de reserva como para los Créditos de invitación, elija Actualización de contadores e indique el valor deseado, por ejemplo 0.
4. Guarde: todos los contadores seleccionados quedan alineados con el mismo valor.

Hacer limpieza en las cuentas

1. Filtre los usuarios que no renuevan su afiliación.
2. Desde el menú Acciones, elija Suspender para bloquear temporalmente el acceso, o Eliminar para mover las cuentas a la papelera.
3. Abra la Papelera desde la página de usuarios para restaurar una cuenta movida por error, o para utilizar Restaurar todo y Vaciar la papelera.

Suspender en lugar de eliminar suele ser la mejor opción al inicio de la temporada: la cuenta, sus reservas pasadas y sus contadores permanecen intactos, y basta con una reactivación si el socio vuelve en octubre.

Cubrir dos actividades con una sola suscripción

Cada usuario solo puede tener una suscripción a la vez. Si su organización ofrece, por ejemplo, tenis y pádel, cree una suscripción combinada en lugar de dos suscripciones distintas:

1. Cree una suscripción única (por ejemplo, Tenis + Pádel).
2. En la pestaña Cuota, abra la Configuración avanzada y después utilice Agregar un quota para definir una cuota propia para cada grupo de calendarios.
3. Para diferenciar las tarifas, active el sistema de créditos en los calendarios afectados (Activar el sistema de créditos) y defina reglas en Tarifas de reservas.
4. Si algunas suscripciones no deben coincidir en las mismas franjas horarias, utilice la pestaña Reglas y la opción Prohibir la reserva con otras suscripciones.