Fakture i transakcije

Pratite sve prodajne dokumente vaše organizacije — ponude, porudžbine i fakture — naplaćujte uplate, vršite povraćaje sredstava i izvozite prodaju za knjigovodstvo. Otvorite meni Administracija›Kontrolna tabla›Fakturisanje›Fakture i transakcije.

Razlikovanje tri vrste dokumenata

Prodaja nema isti oblik u svakoj fazi, a vrsta dokumenta se bira prilikom njegovog kreiranja.

• Ponuda je predlog sa iskazanim cenama, poslat korisniku na saglasnost — kamp za školsku grupu, iznajmljivanje terena preduzeću.
• Narudžbina je započeta prodaja koja čeka plaćanje. Ona nosi uplate.
• Faktura je numerisani dokument, izdat čim je uplata naplaćena.

Četvrti dokument, Narudžbenica, pogodan je za lokalne samouprave i savete zaposlenih koji traže dokument pre nego što odobre trošak.

Šta se dešava sa prihvaćenom ponudom

Ponuda nije slepa ulica: poslata e-mailom, sadrži link koji korisniku omogućava da je sam prihvati, bez naloga i bez prijave. Taj link važi 14 dana.

Otvaranje ponude — stranice ili PDF-a — ne znači njeno prihvatanje. Prihvatanje nastaje u trenutku kada korisnik izabere način plaćanja, a upravo taj izbor određuje šta sledi:

• kod odloženog plaćanja (uplata na račun, ček, plaćanje na licu mesta), ponuda postaje Narudžbina koja čeka plaćanje; ona će se pretvoriti u fakturu kada izvršite naplatu;
• kod onlajn plaćanja, uplata se dešava odmah: dokument direktno postaje Faktura, sa svojim brojem.

Drugim rečima, prihvaćena ponuda se prati potpuno isto kao porudžbina — pronaći ćete je u kartici koja odgovara njenoj novoj vrsti.

Pronalaženje prodaje

1. Otvorite Administracija›Kontrolna tabla›Fakturisanje›Fakture i transakcije.
2. Kartice na vrhu filtriraju po vrsti (Ponuda, Naredbe, Фактуре) i po statusu (Na čekanju, Plaćeno, Otkazano, Refundirano).
3. Panel Filteri zatim precizira pretragu, a kriterijumi se kombinuju.

Dostupno je šest filtera, od kojih se tri često zaboravljaju iako odgovaraju na najčešća pitanja:

• По кориснику: cela istorija kupovina jednog člana, kada osporava neko zaduženje.
• По менаџеру: prodaje koje je unela osoba iz vašeg tima — korisno za proveru jednog dežurnog dana.
• Po korisničkom računu za naplatu: neophodno čim vaša organizacija fakturiše iz više entiteta.
• По претплати, Po kategoriji proizvoda i По статусу dopunjuju sortiranje.

Izbornik Period na kraju ograničava prikaz — i on takođe upravlja izvozima, koji preuzimaju tačno ono što vidite na ekranu.

Pretraga po osobi jednako kao i po broju

Polje za pretragu nije ograničeno samo na oznake dokumenata. Ono istovremeno pretražuje:

• broj porudžbine i broj fakture;
• podatke o korisniku: prezime, ime, korisničko ime za prijavu, e-mail adresu i broj licence;
• podatke unete na samoj prodaji — prezime, ime, naziv firme i e-mail sa adrese za fakturisanje.

Ova poslednja stavka je važna kod prodaje na šalteru: kupac nema nalog, lista ga prikazuje kao slučajnog kupca, i samo pretraga po adresi za fakturisanje omogućava da se njegova prodaja pronađe. Dovoljno je uneti „Petrović“ ili njegov e-mail.

Kreiranje porudžbine ili ponude

1. Kliknite na Novo.
2. Otvara se prozor Odaberite korisnika: odredite osobu kojoj je prodaja namenjena. To je prva odluka, jer ona određuje adresu za fakturisanje i pretplate koje dolaze u obzir.
3. Zatim izaberite vrstu dokumenta, Ponuda ili Narudžbina.
4. Dodajte stavke pomoću Dodaj proizvod.
5. Proverite Adresa za fakturisanje: bez vaše intervencije koristi se podrazumevana adresa korisnika.
6. Kliknite na Sačuvaj.

Svaka stavka potiče ili iz kataloga ili iz slobodnog unosa. Slobodan unos (prilagođena pločica) služi za izuzetne prodaje — žica za reket, učešće u troškovima — a polje Sačuvaj u katalogu vam štedi ponovni unos sledeći put, ako se stavka bude ponavljala.

Porudžbina ostaje izmenjiva sve dok nijedna uplata nije naplaćena. Posle prve naplate ona se zaključava: tako se garantuje da se već plaćeni dokument više ne menja iza leđa klijenta.

Primena popusta

Postoje dva mehanizma, i oni ne služe istoj svrsi. Otvorite odeljak Promotivni kod & popust da biste pristupili podešavanjima.

• Promo kod preuzima već definisanu komercijalnu akciju: kliknite na Odaberite promotivni kod i kod primenjuje sopstveno pravilo ciljanja i ograničenja.
• Ručno odobrenje popusta je jednokratna odluka, doneta od slučaja do slučaja: procenat ili iznos koji slobodno unosite, primenjen na ukupan iznos sa PDV-om.

Naplata plaćanja

1. Otvorite porudžbinu, zatim kliknite na Plaćanje.
2. Unesite iznos: predlaže se ceo preostali iznos, ali je prihvaćen i delimičan iznos.
3. Izaberite način: CB na licu mesta, Gotovina, Трансфер ili Ček.
4. Sačuvajte.

Ako je POS terminal podešen na nalogu za fakturisanje, naplata može biti poslata direktno na POS terminal umesto da se unosi ručno.

Svaka naplata se prikazuje u odeljku Transakcije porudžbine, sa svojim statusom: Potvrđeno, Na čekanju, Neuspeh ili Odbijeno. Dugme Прикажи детаље otvara karticu transakcije: način plaćanja, platna kapija, datumi, napomene i oznake pružaoca usluge kada ih ima.

Dok je plaćanje u statusu Na čekanju, ono ostaje izmenjivo — Izmeni ovu transakciju za ispravku unosa, Otkaži ovu transakciju za odustajanje — a porudžbina odmah preračunava svoj Preostalo za plaćanje. Plaćanje sa statusom Potvrđeno se, međutim, više ne menja: ono je proizvelo knjigovodstveni dokument, jer se faktura izdaje već pri prvoj naplati. Greška na potvrđenom plaćanju se zato ispravlja povraćajem sredstava, potpunim ili delimičnim, koji ostavlja trag o operaciji.

Podela plaćanja na rate

Dugme Raspored plaćanja raspoređuje preostali iznos na više rata sa određenim datumima. Pri svakoj sledećoj naplati automatski vam se predlaže iznos naredne rate.

Povraćaj sredstava za prodaju

1. Otvorite plaćenu porudžbinu, zatim kliknite na Refund.
2. Unesite iznos: predlaže se potpun povraćaj, ali je moguć i delimičan.
3. Ako je naplaćeno više uplata, izaberite da li se povraćaj knjiži na celu porudžbinu ili na tačno određenu uplatu.

Onlajn plaćanje se vraća direktno preko platne kapije koja ga je naplatila: ne morate da vršite nikakav prenos sredstava.

Kod statusa, razlika je važna za vaše knjigovodstvo: delimičan povraćaj ostavlja porudžbinu u statusu Plaćeno i prikazuje Neto naplaćeno, dok je potpun povraćaj prebacuje u status Refundirano. Na primer, upis od 200 € kod kojeg je vraćeno 50 € ostaje plaćena prodaja čiji je neto naplaćeni iznos 150 €.

Ta razlika odlučuje i o sudbini isporučenih stavki. Potpun povraćaj ih povlači — krediti se vraćaju, pretplata se ukida. Delimičan povraćaj ih ostavlja na mestu: korisnik zadržava ono što je dobio, smanjuje se samo naplaćeni iznos.

Povraćaj preko platne kapije umesto odavde

Kod onlajn plaćanja povraćaj možete jednako dobro pokrenuti iz administracije same platne kapije. Ona nas o tome automatski obaveštava, i porudžbina se ažurira kao da ste to uradili kroz OpenResa: status, knjižno odobrenje, isporučene stavke.

Oba puta vode do istog rezultata. Izaberite onaj koji vam odgovara — ali samo jedan od njih.

Kada platna kapija ne odgovori

Povraćaj pokrenut iz OpenResa odvija se u dva nezavisna koraka, i drugi može da ne uspe iako je prvi uspeo: porudžbina prelazi u status refundirano, ali novac ostaje naplaćen kod platne kapije.

Poruka vas tada na to izričito upozorava i poziva vas da operaciju dovršite iz njene administracije. To je jedini slučaj u kojem treba da reagujete sa obe strane.

Slanje i preuzimanje dokumenata

Posebno dugme okuplja sve što se tiče dokumenata jedne prodaje. Ono nosi naziv otvorenog dokumenta, što vam istovremeno pokazuje u kojoj je fazi prodaja: Ponuda, Narudžbenica ili Faktura kada je uplata naplaćena. Čim povraćaj sredstava proizvede knjižno odobrenje, naziv prelazi u množinu — Dokumenti — jer prodaja više nije sadržana u jednom jedinom dokumentu.

Njegov meni navodi dokumente po njihovim oznakama, istim onim koje stoje na PDF-u: prvo faktura ili ponuda, zatim po jedno knjižno odobrenje za svaki povraćaj. Klik preuzima dokument, radi arhiviranja ili slanja drugim kanalom.

Na dnu menija, Pošalji putem e-maila šalje ceo komplet korisniku. Slanje nije ograničeno na glavni dokument: faktura ide praćena svim knjižnim odobrenjima te prodaje, jer se stvarno dugovani iznos razume tek njihovim upoređivanjem.

Praćenje onoga što se dogodilo

Odeljak Istorija porudžbine čuva događaje vezane za prodaju: kreiranje, izmene, naplate, slanja. To je prvo mesto koje treba otvoriti kada član tvrdi da nikada nije dobio svoju fakturu, ili kada se neki iznos ne poklapa sa sećanjem tima.

Upravljanje porudžbinom na čekanju

Porudžbinu na čekanju korisnik može u svakom trenutku da plati iz svog prostora, ili je vi možete naplatiti ručno.

Usluge sa ručnom potvrdom — uplata na račun, ček — isporučuju se čim registrujete plaćanje. Dok to ne uradite, član ne raspolaže ničim.

Da biste odustali od prodaje, otvorite je i upotrebite Otkaži narudžbinu. Ona ostaje dostupna za pregled, a podešavanje Sakrij otkazivanja je uklanja iz lista.

Izvoz prodaje i knjigovodstva

Kliknite na Preuzmi izvoz na vrhu liste: izvoz preuzima filtere i period prikazane na ekranu. Izveštaji o prodaji za tabelarni program, knjigovodstveni unosi i zakonski formati opisani su na posebnoj stranici.