Gebruikers dagelijks beheren

Het gebruikersbeheer bundelt alle fiches van uw organisatie: contactgegevens, inloggegevens, abonnement, credits, notities en prullenbak. Dit is uw startpunt voor alle dagelijkse handelingen.

Een fiche openen en wijzigen

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer.
2. Zoek op naam, voornaam, geboortejaar of licentienummer, of verfijn met Filters.
3. Klik op de gebruiker om zijn fiche te openen.

De fiche bundelt de secties Inloggegevens, Toegangsrechten (profiel, abonnement, groepen), Contactgegevens, Informatie, Meldingen en privacy, Partner zoeken en Geschiedenis van operaties. Om een gebruiker aan te maken, klikt u op Nieuw.

De waarschuwingsbalken van de fiche lezen

Bekijk voordat u een verzoek behandelt de balken bovenaan de fiche: zij verklaren de meeste gevallen van "ik kan niet reserveren".

• Verlopen abonnement, of abonnement waarvan de startdatum nog niet bereikt is.
• Onbetaald abonnement: de gebruiker kan niet reserveren zolang de betaling niet is geregistreerd.
• Bestellingen in behandeling, met een directe link naar de betrokken bestellingen.
• Opgeschort account, met de datum, de auteur van de opschorting en de vastgelegde reden.
• Tijdelijke blokkering: de fiche geeft aan tot wanneer en waarom. De knop Toegang deblokkeren heft de sanctie onmiddellijk op.

Meerdere e-mailadressen invullen

De fiche biedt twee e-mailvelden: het tweede staat onder het label E-mail 2. De meldingen en inloggegevens worden naar alle ingevulde adressen verzonden.

Een wachtwoord opnieuw instellen

1. Open de fiche, sectie Inloggegevens.
2. Klik op Resetten: er wordt een nieuw wachtwoord voorgesteld.
3. Klik op Opslaan: het nieuwe wachtwoord wordt per e-mail verzonden naar de adressen op de fiche.

Als er geen adres is ingevuld, vraagt de applicatie u er een in te voeren voordat de verzending plaatsvindt. Controleer daarna in het e-maillogboek of het bericht goed is aangekomen: dat is de beste manier om een verkeerd adres te onderscheiden van een gebruiker die zijn spam niet heeft bekeken.

Een account opschorten of opnieuw activeren

1. Gebruik op de fiche de knop Opschorten / Heractiveren.
2. Geef indien nodig een reden op via Reden voor opschorting (optioneel): die wordt aan de gebruiker weergegeven als hij probeert in te loggen.
3. Schakel Stuur een melding (e-mail / push) in om de gebruiker te verwittigen.

Een opgeschort account kan niet meer inloggen totdat de organisatie het opnieuw activeert. U kunt uw eigen account niet opschorten.

Notities en herinneringen toevoegen

De knop Notities op de fiche opent de interne notities van de gebruiker en toont het aantal ervan: leg een opmerking vast, kies een prioriteit en voeg indien nodig een herinneringsdatum toe.

Alle notities van de organisatie vindt u vervolgens terug in Administratie›Gebruikers›Notities & herinneringen, met filters per gebruiker, auteur of periode, en u kunt de behandelde herinneringen afvinken. Dit is de juiste plek om op te volgen wat in geen enkel veld past: een beloofd medisch attest, een te innen cheque, een lopend geschil.

Credits bekijken en aanpassen

De fiche toont de saldi Credits en Uitnodigingen wanneer het abonnement ze gebruikt. De link Details weergeven geeft aan op welke agenda's en in welke tijdvakken deze credits bruikbaar zijn: eenzelfde saldo geeft niet noodzakelijk toegang tot alle banen.

1. Klik op Toevoegen / verwijderen om een saldo aan te passen, met een optionele notitie.
2. Klik op Geschiedenis van operaties om elke beweging te traceren: aankoop, reservering, annulering, manuele toekenning.

Een negatief saldo wordt in rood weergegeven: dat is het teken dat een beheerder voor deze gebruiker heeft gereserveerd terwijl zijn teller leeg was.

Alle activiteit van een gebruiker terugvinden

De knop Meer op de fiche opent een menu met snelkoppelingen, alle al gefilterd op deze gebruiker: Reserveringslogboek, Toekomstige reserveringen, Uitnodigingenlogboek, Evolutie van boekingen, Warmtekaart, Facturen & transacties, Inloglogboek en Geschiedenis van operaties.

Dit is de kortste weg om een klacht te behandelen: in plaats van elk logboek te openen en er de naam opnieuw in te typen, vertrekt u van de fiche en laat u de filter zichzelf instellen.

De toegestane partners beperken

U kunt de lijst van personen met wie een gebruiker mag reserveren beperken.

1. Open op de fiche de sectie Meldingen en privacy.
2. Klik op Instellingen weergeven, tegenover Privacy.
3. Schakel onder Toegestane partners de optie Beperk de lijst met partners in en selecteer daarna de partners.

De gebruiker kan deze instelling niet zelf wijzigen, ook niet als u hem verder toestaat zijn privacy te beheren.

Verwar deze instelling niet met Reserveren met hem, die er net boven staat: die bepaalt wie deze gebruiker aan een reservering mag toevoegen, terwijl Toegestane partners bepaalt met wie hij zelf mag reserveren.

Naar de prullenbak verplaatsen, herstellen of verwijderen

1. Selecteer een of meer gebruikers en kies daarna Verwijderen in het menu Acties: ze worden eerst naar de prullenbak verplaatst.
2. Geef de prullenbak weer via de filters om een gebruiker te Herstellen, om Alles herstellen of om Prullenbak legen.

Gebruikers in de prullenbak worden niet meegerekend in het abonnement van uw organisatie.