Goed van start met uw organisatie

Volg deze checklist om uw organisatie in de juiste volgorde op te zetten: elke stap bereidt de volgende voor, van de configuratie van het account tot de aankondiging van de start bij uw gebruikers.

Inhoudsopgave
De volgorde van de stappen is belangrijk: maak eerst uw kalenders, uw abonnementen en uw profielen aan en importeer daarna uw gebruikers, zodat u die meteen bij de import kunt toewijzen.

De accountinstellingen invullen

  1. Ga naar Administratie›Instellingen›Accountinstellingen.
  2. Controleer de identiteit en de contactgegevens van de organisatie, het logo en de locatie.
  3. Kies nu al de valuta: die wordt daarna toegepast op alle weergegeven tarieven.
Het account van de organisatie instellen
Identiteit, contactgegevens, webadres, valuta, geolocatie: de accountinstellingen bepalen de basisgegevens van uw organisatie en de manier waarop ze in de hele applicatie worden weergegeven.

Meer hierover

Toegang controleren
Open deuren, schakel de verlichting of de verwarming automatisch in op basis van de reserveringen, dankzij een partneroplossing die met uw organisatie is verbonden.
Een reserveringskiosk op locatie installeren
De kioskmodus verandert een computer in het clubhuis in een zelfservicepunt voor reserveringen: de kalenders worden doorlopend weergegeven en gebruikers melden zich ter plaatse aan om te reserveren of hun aanwezigheid te registreren.

Uw kalenders aanmaken

Een kalender komt overeen met één baan of één reserveerbare ruimte. Maak in Administratie›Instellingen›Reservering›Kalenders één kalender per baan aan en stel vervolgens de openingstijden en de duur van de tijdslots in voor elke dag van de week.

Uw kalenders instellen
Een kalender staat voor een baan of een reserveerbare ruimte (court, piste, zaal). Maak één kalender per baan aan en stel daarna de openingstijden, de duur van de tijdslots en het uiterlijk in.

Meer hierover

Uw kalenders groeperen in tabbladen
Organiseer uw kalenders in groepen om ze als tabbladen weer te geven op de dagoverzichten van de reserveringen, bijvoorbeeld één tabblad voor indoorpadel en één voor outdoorpadel.
Labels en annotaties gebruiken
Labels blokkeren tijdslots namens de organisatie (training, school, toernooi), terwijl annotaties een bericht over het tijdslot heen weergeven zonder de boeking te verhinderen.
Tijdslots en periodes sluiten
Er zijn verschillende hulpmiddelen om tijdslots, een volledige kalender of de toegang tot het boeken te sluiten of te verbergen: kies het juiste hulpmiddel op basis van de situatie.

De abonnementen bepalen

De abonnementen vormen de regelmotor van de reserveringen: ze bepalen wie mag reserveren, hoeveel gelijktijdige reserveringen zijn toegestaan, op welke kalenders en met welke termijnen. Maak ze aan in Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen en begin eenvoudig: de quota en de regels stelt u later bij.

Abonnementen aanmaken en beheren
Abonnementen bepalen de reserveringsrechten van uw gebruikers: toegangsperiode, tarief, quota en regels. Maak één abonnement aan per formule die uw organisatie aanbiedt en wijs het daarna toe op de gebruikersfiches.
Quota, rechten en reserveringsregels
Elk abonnement beschikt over een volledige regelmotor: quota, toegestane kalenders, termijnen, annulering, verbodsregels, credits en uitnodigingen. Deze pagina leidt u doel per doel door de configuratie van een abonnement.

Meer hierover

Tijdslots plannen op basis van periodes en abonnementen
Met geavanceerde planningen bepaalt u per tijdslot wat toegestaan of verboden is voor reserveringen, afhankelijk van de periode (schoolvakanties, buiten de vakanties, feestdagen) en van de abonnementsvormen.
Fijnmazige boekingsregels
Ga verder met het instellen van abonnementen: quota per baan, betrouwbare uitnodigingstellers, verplicht volledig profiel, gecontroleerde annuleringen en aangeboden speeltijd voor boekingen met meerdere spelers.
Facturatieaccounts
Het facturatieaccount bepaalt de identiteit die uw facturen uitgeeft (contactgegevens, nummering) en de betaalmethoden die aan uw gebruikers worden aangeboden. Maak meerdere accounts aan als uw organisatie vanuit meerdere entiteiten factureert.

De profielen en rollen instellen

De profielen bepalen de toegangsrechten tot de functies: er zijn vier standaardprofielen (Beheerder, Activiteitenbegeleider, Lid, Bezoeker) en u kunt er zelf andere aanmaken. Controleer ze in Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Profielen & rollen voordat u uw gebruikers toevoegt.

Profielen & rollen
Profielen bepalen wat elke gebruiker in de applicatie kan doen: kalenders bekijken, de boekingen van anderen beheren, de organisatie beheren. Het abonnement bepaalt de boekingsrechten, het profiel bepaalt de toegangsrechten tot de functies.

Meer hierover

Adresboek en standaardinstellingen
Open het adresboek van de organisatie om spelers te helpen partners te vinden, en stel de waarden in die standaard op elke nieuwe gebruiker worden toegepast: profiel, abonnement, wachtwoorden en privacy.
Gebruikers dagelijks beheren
Het gebruikersbeheer bundelt alle fiches van uw organisatie: contactgegevens, inloggegevens, abonnement, credits, notities en prullenbak. Dit is uw startpunt voor alle dagelijkse handelingen.

Uw gebruikers importeren

Importeer in Administratie›Gebruikers›Import / export›Een bestand importeren uw gebruikerslijst vanuit een bestand: bij de import kunt u aan iedereen een abonnement en een profiel toewijzen. Gaat het om slechts enkele accounts, dan is de snelle aanmaak sneller.

U kunt de spelers ook zelf hun account laten aanmaken via de online inschrijvingen.

Gebruikers importeren en exporteren
Bouw of werk uw gebruikersbestand bij in enkele minuten: snelle invoer, import van een Excel- of CSV-bestand met kolomtoewijzing, aanpasbare export en ADOC-synchronisatie voor Franse organisaties.
Online inschrijvingen openstellen
Laat spelers zelf een account aanvragen via uw homepage: u bepaalt welke abonnementen openstaan voor inschrijving, wat het formulier bevat en hoe de aanvragen worden goedgekeurd.

Meer hierover

Gebruikersgroepen
Verdeel uw gebruikers in groepen — tennisschool, teams, vrijwilligers, commissies — zodat u ze in één oogopslag terugvindt in de lijsten, ze kunt filteren en ze gerichte berichten kunt sturen.
Verzonden e-mails controleren en acties traceren
Twee logboeken helpen u te controleren wat er in uw organisatie gebeurt: het e-maillogboek om na te gaan of uw berichten hun bestemming bereiken, en het auditlogboek om beheeracties te reconstrueren.

De homepagina personaliseren

De homepagina van uw clubsite is opgebouwd uit blokken: presentatie, foto's, openbare kalenders, online inschrijvingen… Personaliseer die in Administratie›Aanpassen›Startpagina, met uw banner, uw logo en het kleurenthema van de organisatie.

De startpagina personaliseren
Stel de startpagina van uw organisatie samen met inhoudsblokken: presentatie, foto's, planningen, weerbericht, inschrijvingen… Elk blok kan openbaar zijn of voorbehouden aan bepaalde gebruikers.

Meer hierover

Webpagina's en fotoalbums maken
Verrijk de website van uw organization met contentpagina's (reglement, tarieven, tennisschool…) en fotoalbums die u in de loop van het seizoen aanvult.
De reservering integreren in uw website
Heeft uw organisatie al een website? Voeg er een inlogformulier en openbare kalenders aan toe en regel het heen en weer gaan tussen beide sites met de omleidingen.
Vindbaarheid verbeteren en bezoekersaantallen meten
Zorg voor een goede aanwezigheid van uw Organisatie op Google en Bing, en meet het bezoek aan uw website met Google Analytics.

De start aankondigen

Zodra alles klaar is, deelt u het adres van de site met uw gebruikers. Het eenvoudigst is een groepsbericht te versturen via Administratie›Gebruikers›Gegroepeerde berichten: iedereen ontvangt de informatie per e-mail en kan onmiddellijk inloggen.

Groepsberichten versturen
Bereik al uw gebruikers of een deel ervan in één verzending: interne berichten, e-mail en pushmeldingen, met een gedetailleerde leesopvolging.

Meer hierover

Uw berichten automatiseren
Drie automatismen om moeiteloos te communiceren: een bericht dat na het inloggen wordt weergegeven, een tekst die aan de e-mailmeldingen wordt toegevoegd, en een verjaardagsbericht dat op de dag zelf wordt verstuurd.
Meldingen ontvangen over boekingen
Ontvang een waarschuwing per e-mail of pushmelding bij elke boeking of annulering door gebruikers, volgens uw criteria, en bied boekingsbewijzen aan.

De activiteit na de start opvolgen

Vanaf de eerste reserveringen geeft het dashboard u een totaalbeeld: reserveringen, aanmeldingen, bezettingsgraad en nieuwe inschrijvingen.

Het activiteitenoverzicht bekijken
Het activiteitenoverzicht bundelt de belangrijkste indicatoren van uw organisatie — boekingen, annuleringen, bezetting, aanmeldingen, abonnementen, inschrijvingen — over de periode van uw keuze, met de verandering ten opzichte van een vergelijkingsperiode.

Zodat u er niet aan hoeft te denken, activeert u ook de activiteitenrapporten: het overzicht komt per e-mail toe, ook bij de bestuursleden die nooit op de applicatie inloggen.

Activiteitenrapporten per e-mail ontvangen
Ontvang automatisch een overzicht van het reilen en zeilen van uw Organisatie: ledenaantallen, Abonnementen, Inschrijvingen, Boekingen, aanmeldingen en e-mails, met de evolutie ten opzichte van de vorige periode.

Meer hierover

De activiteit van uw organisatie analyseren
De statistieken op het dashboard helpen u om concrete beslissingen te nemen: onderbenutte tijdslots opsporen, drukke periodes voorzien, uw gebruikers leren kennen en hun opkomst opvolgen.
Boekingen opvolgen
Het boekingslogboek toont alle boekingen van de organisatie — afgelopen, lopende en toekomstige — met gedetailleerde filters en een export naar Excel.
Een seizoen beheren
Seizoenswisseling van A tot Z: de nieuwe abonnementen voorbereiden, gebruikers in bulk opnieuw toewijzen, de creditstanden op nul zetten en opruiming houden in de accounts.
Voor managers
Dashboard
Bijgewerkt op woensdag 5 augustus 2026
Voorwaarden & privacybeleid
Sint-Maarten (NL)