Un allenamento collettivo, un corso intensivo durante le vacanze, una serata di padel, una lezione di cardio tennis. Finora, per riempire queste fasce orarie, bisognava tenere una lista a parte: un foglio appeso al club, un gruppo di messaggistica, iscrizioni annotate a mano e poi ricopiate.
Con le prenotazioni partecipative, la fascia oraria si riempie da sola. Prenotate il campo con un'etichetta, fissate il numero di posti e i vostri utenti si iscrivono da soli dal calendario. Se l'attività è a pagamento, pagano il loro posto online subito.
La guida passo passo completa si trova nella documentazione: Prenotazioni partecipative: aprire una fascia oraria alle partecipazioni.
Tutto parte da una prenotazione che conoscete già: una fascia oraria prenotata a nome del club, con un'etichetta come «Allenamento adulti» o «Corso intensivo d'autunno».
Nella scheda Etichette del modulo di prenotazione compare una nuova opzione: Prenotazione partecipativa. Attivatela e la fascia oraria smette di essere un semplice blocco colorato nel calendario. Diventa un'attività a cui i vostri utenti possono iscriversi.
Nel calendario, la fascia mostra il suo riempimento, per esempio 3 / 8 partecipanti. Ognuno vede a colpo d'occhio se c'è ancora posto, senza nemmeno aprire la prenotazione.
Potete anche iscrivere dei partecipanti fin dalla creazione, selezionandoli nell'elenco degli utenti. Comodo per inserire gli habitué di un gruppo prima di aprire i posti rimanenti al resto del club.
Il pulsante Configura apre le impostazioni della prenotazione partecipativa. Ognuna risponde a una domanda semplice.
Proponete lo stesso allenamento ogni settimana, o più gruppi con impostazioni identiche? Date un nome alla vostra configurazione in Salva come modello. La volta successiva, scegliete questo modello: tutte le impostazioni si compilano da sole.
L'utente clicca sulla fascia oraria dal calendario. Si apre il dettaglio della prenotazione: l'attività, la data, i posti rimanenti e, se non l'avete nascosto, l'elenco dei partecipanti.
Un clic su Partecipa, una conferma, ed è fatta. Se cambia idea, Annulla l'iscrizione lo toglie dall'elenco, entro il termine che avete stabilito. Passato questo termine, l'applicazione lo invita a contattare il club.
Quando l'iscrizione non è possibile, l'applicazione lo dice chiaramente: la fascia è al completo, le iscrizioni non sono ancora aperte, il profilo non soddisfa i criteri. Nessuno resta davanti a un pulsante che non porta da nessuna parte.
L'utente riceve una conferma via e-mail, secondo le proprie preferenze di notifica. Con Attiva le notifiche, l'organizzatore della fascia viene avvisato a ogni iscrizione, a ogni cancellazione e quando la fascia è al completo. Se un partecipante si ritira dopo aver pagato il suo posto, l'e-mail lo segnala: sta a voi decidere un eventuale rimborso.
Un corso intensivo di cinque giorni, un ciclo di dieci sessioni, un allenamento ogni martedì della stagione: queste attività si prenotano in serie, grazie alla ripetizione delle prenotazioni.
L'ambito di una partecipazione decide che cosa impegna un clic. Con Questa prenotazione, l'utente si iscrive a una sessione e torna per la successiva. Con Tutte le ricorrenze, una sola iscrizione vale per tutte le sessioni future: è l'impostazione giusta per un corso intensivo o un ciclo che si segue dall'inizio alla fine.
In questo secondo caso, il dettaglio della prenotazione elenca le date della serie. Ognuno sa esattamente a cosa si impegna.
Se il vostro club utilizza la fatturazione online di OpenResa, compare un'impostazione in più: Pagamenti & fatturazione. Associate la fascia oraria a un prodotto del vostro catalogo, un corso intensivo, una lezione o un torneo, e la partecipazione diventa a pagamento.
Il prezzo è visualizzato nel dettaglio della prenotazione. Cliccando su Partecipa, l'utente passa direttamente al pagamento, e il suo posto è riservato non appena il pagamento viene incassato. Se ha lasciato la pagina a metà strada, un pulsante Finalizza il pagamento lo aspetta nel dettaglio della fascia.
Le tariffe condizionali del vostro prodotto si applicano a ciascuno: un prezzo in base all'abbonamento, un altro in base all'età. Ogni utente vede e paga il prezzo che lo riguarda. Vi serve un prezzo unico per una sessione particolare? Selezionate Personalizza l'importo nelle impostazioni della fascia.
Ogni partecipazione pagata compare in Amministrazione›Dashboard›Fatturazione›Fatture & transazioni, come qualsiasi altra vendita del club.
Non tutti si iscrivono online. Alcuni passano alla reception, altri pagano in segreteria. Dal dettaglio della prenotazione, il pulsante Aggiungi partecipanti vi permette di iscriverne diversi in una volta.
Su una fascia a pagamento, scegliete poi come viene saldata la loro partecipazione:
La stessa scelta vi viene proposta fin dalla creazione della fascia, per i partecipanti che iscrivete subito.
Nell'elenco dei partecipanti, ogni iscritto può essere sostituito o rimosso. Un clic sullo stato della sua partecipazione vi permette di incassare quanto resta dovuto, o di reinviargli la fattura via e-mail.
Un allenamento in due quando ne servono sei significa un campo bloccato per niente e un allenatore che si sposta per poco.
Attivate Annullare automaticamente e scegliete un termine, per esempio 24 ore. Se il numero minimo di partecipanti non è raggiunto 24 ore prima dell'inizio, la fascia viene annullata e il campo liberato. I partecipanti e l'organizzatore ricevono un'e-mail che ne spiega il motivo.
Gli ordini in attesa di pagamento vengono annullati contemporaneamente: nessuno pagherà una sessione che non avrà luogo. Una partecipazione già pagata resta registrata nella vostra fatturazione, e l'eventuale rimborso si effettua dall'ordine, caso per caso.
Una fascia creata meno di 24 ore prima del suo inizio non viene mai annullata automaticamente. Non si ritira una sessione appena proposta.
Per lanciare la vostra prima fascia partecipativa, prenotate un campo a nome del club, aprite la scheda Etichette e attivate Prenotazione partecipativa.
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