Reservas participativas: abrir una franja horaria a las participaciones

Reserve una franja horaria en nombre de la organización —campus de entrenamiento, torneo, clase, clase colectiva— y deje que sus usuarios se apunten por sí mismos, con o sin pago en línea. Usted fija el aforo, los criterios de acceso y los plazos, y sigue la lista de participantes.

Elegir quién compone la lista de participantes

Cualquier reserva que lleve una etiqueta puede recibir participantes. Lo que cambia de una franja horaria a otra es quién compone la lista: usted o los propios usuarios.

Usted compone la lista

Reserve la franja horaria con su etiqueta y designe a los participantes, sin activar Reserva participativa. Los usuarios no pueden apuntarse por su cuenta: la lista es suya.

Aun así, no queda fijada. Vuelva a abrir la reserva desde el calendario en cualquier momento para añadir o quitar personas en la pestaña Etiquetas, donde los participantes ya apuntados aparecen preseleccionados.

Así funciona un entrenamiento cuyo grupo convoca usted, un equipo alineado para un encuentro o una clase cuyos participantes se deciden con antelación.

Los usuarios se apuntan por sí mismos

Active Reserva participativa y la franja horaria se abre: muestra un contador de plazas en el calendario y cada persona ocupa la suya desde su cuenta.

Así funciona un campus de vacaciones, un torneo interno o una actividad abierta a quien quiera.

Una vez activada la opción, la gestión de la lista pasa del formulario de reserva al detalle de la franja horaria, donde dispone de Añadir participantes y de Eliminar.

Pasar de un modo a otro

Los dos modos no son excluyentes y la elección nunca es definitiva. Puede componer primero una lista y activar Reserva participativa más tarde para abrir las plazas restantes: las personas ya designadas siguen apuntadas.

Lo contrario también funciona: consulte el cierre de las participaciones, al final de la página.

Abrir una franja horaria a las participaciones

1. En el calendario, haga clic en la franja horaria que desee reservar.
2. Abra la pestaña Etiquetas del formulario de reserva.
3. Elija la etiqueta —campus, torneo, clase, entrenamiento— y añada un comentario si lo desea.
4. Active Reserva participativa y haga clic en Configurar para abrir los ajustes.
5. Seleccione, si procede, las personas que deban quedar apuntadas de oficio y confirme.

Utilice la Repetición para cubrir todas las sesiones de un campus o de una clase semanal en una sola operación: después elegirá si una participación vale para una sesión o para toda la serie.

En el calendario, la franja horaria muestra entonces el número de participantes sobre el aforo y una invitación a participar mientras queden plazas. Un clic lleva al detalle de la franja horaria, donde se encuentran la lista y el botón de participación.

Para volver sobre sus ajustes más tarde, abra la franja horaria y utilice Configurar en el bloque Participantes.

Ajustar el aforo y el alcance de una participación

El bloque Participantes de los ajustes contiene dos cifras.

Máximo fija el número de plazas. Una vez alcanzado, la franja horaria muestra Completo y el botón de participación desaparece.

Mínimo no bloquea ninguna participación: esta cifra solo sirve de quórum para la cancelación automática, descrita más abajo. Su valor mínimo es 1. Para mantener la sesión sea cual sea el número de participantes, no toque este campo y deje simplemente Cancelar automáticamente desactivada.

El Alcance de una participación es el ajuste más determinante, y el que conviene decidir primero:

• Esta reserva: se participa en una sesión. Es lo que necesita para un entrenamiento semanal al que se acude cuando se puede, o para una actividad puntual.
• Todas las recurrencias: se participa en el conjunto. Una sola participación coloca a la persona en todas las sesiones de la serie, y una sola retirada la quita de todas. Es lo que necesita para un campus de cinco días o un ciclo de clases consecutivas. Una serie sigue abierta mientras le quede una sesión por venir: por tanto, se puede sumarse a un campus ya iniciado.

Con Todas las recurrencias, el detalle de la franja horaria enumera las fechas de la serie: cada persona sabe exactamente a qué se compromete. Con Esta reserva, solo se muestra la sesión abierta.

Elegir quién puede participar

Sin ningún ajuste, la franja horaria está abierta a todos los usuarios de su organización.

Active Criterios de elegibilidad para restringir esa apertura y seleccione los criterios. Retoman los filtros de su lista de usuarios, en cinco familias: perfiles, suscripciones, categorías de edad, grupos y clasificaciones, a las que se añade el sexo.

Un usuario que no cumple los criterios ve igualmente el botón, pero al hacer clic se le indica que su perfil no corresponde a los criterios de esta franja horaria. Lo mismo ocurre con los demás rechazos: franja horaria completa, participaciones aún no abiertas, producto no disponible. Cada caso tiene su mensaje: nadie se queda ante un botón mudo.

Algunos usos habituales: reservar un campus a una categoría de edad, abrir una clase colectiva solo a los titulares de una suscripción determinada, limitar un torneo interno a un grupo de equipo.

Desactivar la opción borra los criterios seleccionados: la franja horaria vuelve a estar abierta a todos.

Cobrar la participación

Active Pagos y facturación en los ajustes de la franja horaria y elija el producto a pagar. La lista propone los productos activos de su catálogo de tipo campus, clase y torneo.

El participante paga en línea en el momento en que se apunta. Su plaza solo queda reservada una vez cobrado el pago: mientras el pedido siga pendiente, la franja horaria muestra «Finalizar el pago» y la plaza queda disponible para otra persona.

Dos ajustes afinan la tarifa sin tocar su catálogo:

• «Personalizar el importe» impone un Tarifa unitaria propio de esta franja horaria. Sin él, cada persona paga el precio que resulta de las reglas tarifarias configuradas en el producto seleccionado.
• La descripción introducida aquí se muestra debajo del botón de participación, a la atención del participante.

Esta opción solo aparece si su organización utiliza la facturación en línea. Desde un terminal en modo quiosco, una franja horaria de pago muestra un mensaje que invita a pagar desde la propia cuenta: el pago en línea no se realiza en el terminal.

Seguir y gestionar a los participantes

El bloque Participantes del detalle de la franja horaria enumera a los participantes e indica las plazas restantes. Usted ve siempre la lista completa, incluso si la ha ocultado a los usuarios.

Añadir participantes permite apuntar a varios de una vez; Eliminar, retirar a alguien. Estas dos acciones se aplican a todo el alcance definido más arriba.

En una franja horaria de pago, al añadir a alguien deberá elegir cómo tratar el importe:

1. Ofrecer gratis la participación: la persona queda apuntada y no se crea ningún pedido. Es la opción predeterminada, la de la invitación y el gesto comercial.
2. Cobrar inmediatamente: se crea un pedido y la caja se abre a continuación para cobrarlo en el momento. Con varios participantes, los cobros se suceden uno tras otro. Esta opción solo se propone si su perfil da acceso a Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones.
3. Cobrar más tarde: se crea un pedido y la orden de compra se envía por correo electrónico. La persona pagará más tarde.

Se le propone la misma elección cuando apunta a personas en el momento de crear la franja horaria: aparece en la pestaña Etiquetas en cuanto marca un primer participante.

Para cada participante, la lista recuerda el estado del pago: Gratis si la participación se le ha ofrecido de forma gratuita; en caso contrario, el pedido asociado, con lo necesario para Cobrar o reenviar la factura por correo electrónico.

Los invitados no se aceptan en este tipo de franja horaria: cada plaza corresponde a un usuario identificado.

Encuadrar las participaciones en el tiempo

Tres plazos, todos opcionales, todos expresados con respecto al inicio de la franja horaria.

El Plazo de apertura retrasa la apertura de las participaciones. Con 48 horas, una franja horaria del lunes a las 10 h abre sus plazas el sábado anterior a las 10 h. Es lo que evita que un campus publicado tres meses antes se complete el mismo día de su publicación.

Limitar la cancelación de inscripción cierra la puerta de salida pasado un cierto plazo. A partir de entonces, el participante ya no puede retirarse por sí mismo: le corresponde a usted hacerlo si es necesario. Sin este ajuste, puede retirarse de la franja horaria hasta el inicio de la misma.

Cancelar automáticamente cancela la reserva si no se alcanza el Mínimo de participantes en el plazo elegido. Los participantes y el creador de la franja horaria reciben un aviso por correo electrónico. Una reserva creada cuando su plazo ya ha comenzado nunca se cancela automáticamente: por tanto, puede abrir una franja horaria a última hora sin riesgo.

En una franja horaria de pago, esta cancelación anula también los pedidos que hayan quedado pendientes de pago: ya nadie puede pagar una sesión que no tendrá lugar. Las participaciones ya cobradas, en cambio, se conservan y no se reembolsan: le corresponde a usted tratarlas.

Descontar o no las participaciones

De forma predeterminada, participar en una franja horaria no consume nada: ni la cuota de reservas simultáneas, ni los límites por periodo, ni las franjas horarias consecutivas. Un usuario puede apuntarse a un campus sin perder la posibilidad de reservar una pista el mismo día.

Contabilizar en la cuota y los límites invierte este comportamiento: cada participación se descuenta entonces como una reserva ordinaria, y una persona que haya alcanzado su cuota ya no puede apuntarse.

Active esta opción cuando la participación deba tener un coste para el usuario: una clase colectiva incluida en su suscripción, por ejemplo. Déjela inactiva para todo lo que se añade a la práctica habitual sin sustituirla.

Avisar por correo electrónico

El participante recibe siempre una confirmación al apuntarse, y un correo electrónico si la franja horaria se cancela automáticamente. Estos envíos no se pueden desactivar.

Activar notificaciones afecta al creador de la franja horaria: recibe un aviso en cada participación, en cada retirada y cuando se ocupa la última plaza. Desactive esta opción en una franja horaria con mucha afluencia si no desea seguir cada movimiento.

Se respetan las preferencias de notificación de cada persona: un usuario que haya desactivado sus notificaciones no recibirá nada.

Mostrar la lista de participantes decide lo que ven los usuarios. Activada, todos saben quién está apuntado. Desactivada, solo el contador y las plazas restantes son públicos.

Reutilizar una configuración

Ajustar una decena de opciones en cada campus sería tedioso. Dos mecanismos lo evitan.

El bloque Modelo, al principio de los ajustes, reúne las dos acciones. Guardar como plantilla guarda los ajustes de la franja horaria con el Nombre del modelo que usted indique. En cuanto existe una plantilla, la lista Elegir una plantilla... aparece encima: una selección aplica sus ajustes a cualquier otra franja horaria.

Una franja horaria permanece vinculada a la plantilla de la que proviene. Si modifica sus ajustes después, se le preguntará hasta dónde aplicar la modificación: solo esta reserva, esta reserva y sus repeticiones, o En todas partes —es decir, todas las franjas horarias que comparten esta plantilla.

Cerrar las participaciones

Desactivar Reserva participativa en una franja horaria que ya tiene participantes es posible y no supone ningún riesgo para ellos: los participantes se mantienen y los pedidos emitidos siguen siendo válidos. Solo cesan las participaciones y las retiradas, y el bloque de participantes desaparece del lado del usuario.

Reembolsar una participación o retirar a alguien a posteriori sigue siendo una acción suya: el cierre de las participaciones no se encarga de ello.