Um treino coletivo, um estágio de férias, uma noite de padel, uma aula de cardio ténis. Até agora, para preencher estes horários, era preciso manter uma lista à parte: uma folha afixada no clube, um grupo de mensagens, inscrições anotadas à mão e depois passadas a limpo.
Com as reservas participativas, o horário preenche-se sozinho. Reserva o campo com um rótulo, define o número de lugares, e os seus utilizadores inscrevem-se sozinhos a partir do calendário. Se a atividade for paga, pagam o seu lugar online de imediato.
O guia passo a passo completo encontra-se na documentação: Reservas participativas: abrir um horário a participações.
Tudo parte de uma reserva que já conhece: um horário reservado em nome do clube, com um rótulo como «Treino de adultos» ou «Estágio de outono».
No separador Rótulos do formulário de reserva surge uma nova opção: Reserva participativa. Ative-a, e o horário deixa de ser um simples bloco colorido no calendário. Passa a ser uma atividade na qual os seus utilizadores se podem inscrever.
No calendário, o horário mostra a sua ocupação, por exemplo 3 / 8 participantes. Todos veem num relance se ainda há lugar, sem sequer abrir a reserva.
Também pode inscrever participantes logo na criação, selecionando-os na lista de utilizadores. Prático para colocar os habituais de um grupo antes de abrir os lugares restantes ao resto do clube.
O botão Configurar abre as definições da reserva participativa. Cada uma responde a uma pergunta simples.
Propõe o mesmo treino todas as semanas, ou vários grupos com definições idênticas? Dê um nome à sua configuração em Guardar como modelo. Da próxima vez, escolha esse modelo: todas as definições são preenchidas sozinhas.
O utilizador clica no horário a partir do calendário. Abre-se o detalhe da reserva: a atividade, a data, os lugares restantes e, salvo se a tiver ocultado, a lista de participantes.
Um clique em Participar, uma confirmação, e está feito. Se mudar de ideias, Cancelar inscrição retira-o da lista, dentro do prazo que definiu. Passado esse prazo, a aplicação convida-o a contactar o clube.
Quando a inscrição não é possível, a aplicação di-lo claramente: o horário está completo, as inscrições ainda não estão abertas, o perfil não cumpre os critérios. Ninguém fica diante de um botão que não leva a lado nenhum.
O utilizador recebe uma confirmação por e-mail, de acordo com as suas próprias preferências de notificação. Com Ativar notificações, o organizador do horário é avisado a cada inscrição, a cada cancelamento de inscrição e quando o horário fica completo. Se um participante se retirar depois de ter pago o seu lugar, o e-mail indica-o: cabe-lhe a si decidir um eventual reembolso.
Um estágio de cinco dias, um ciclo de dez sessões, um treino todas as terças-feiras da época: estas atividades reservam-se em série, graças à repetição de reservas.
O âmbito de uma participação decide o que um clique compromete. Com Esta reserva, o utilizador inscreve-se numa sessão e volta para a seguinte. Com Todas as recorrências, uma única inscrição vale para todas as sessões futuras: é a definição certa para um estágio ou um ciclo que se segue do início ao fim.
Neste segundo caso, o detalhe da reserva enumera as datas da série. Cada um sabe exatamente com o que se compromete.
Se o seu clube utiliza a faturação online da OpenResa, surge mais uma definição: Pagamentos & faturação. Associe o horário a um produto do seu catálogo, um estágio, uma aula ou um torneio, e a participação passa a ser paga.
O preço é apresentado no detalhe da reserva. Ao clicar em Participar, o utilizador passa diretamente para o pagamento, e o seu lugar fica reservado assim que o pagamento é recebido. Se tiver saído da página a meio, um botão Finalizar o pagamento espera por ele no detalhe do horário.
As tarifas condicionais do seu produto aplicam-se a cada um: um preço consoante a subscrição, outro consoante a idade. Cada utilizador vê e paga o preço que lhe corresponde. Precisa de um preço único para uma sessão em particular? Assinale Personalizar o montante nas definições do horário.
Cada participação paga aparece em Administração›Painel de controlo›Faturação›Faturas & transações, como qualquer outra venda do clube.
Nem todos se inscrevem online. Alguns passam pela receção, outros pagam no escritório. A partir do detalhe da reserva, o botão Adicionar participantes permite-lhe inscrever vários de uma só vez.
Num horário pago, escolhe depois como é liquidada a participação deles:
A mesma escolha é-lhe proposta logo na criação do horário, para os participantes que inscreve de imediato.
Na lista de participantes, cada inscrito pode ser substituído ou retirado. Um clique no estado da sua participação permite-lhe cobrar o que ainda está em dívida, ou reenviar-lhe a fatura por e-mail.
Um treino a dois quando são precisos seis é um campo bloqueado para nada e um treinador que se desloca para pouco.
Ative Cancelar automaticamente e escolha um prazo, por exemplo 24 horas. Se o número mínimo de participantes não for atingido 24 horas antes do início, o horário é cancelado e o campo libertado. Os participantes e o organizador recebem um e-mail que explica o motivo.
As encomendas a aguardar pagamento são canceladas ao mesmo tempo: ninguém pagará uma sessão que não se vai realizar. Uma participação já paga fica registada na sua faturação, e o eventual reembolso faz-se a partir da encomenda, caso a caso.
Um horário criado menos de 24 horas antes do seu início nunca é cancelado automaticamente. Não se retira uma sessão que acabou de ser proposta.
Para lançar o seu primeiro horário participativo, reserve um campo em nome do clube, abra o separador Rótulos e ative Reserva participativa.
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