Exigir el registro de presencia de las reservas
El registro de presencia obliga al usuario a validar su presencia en el lugar antes de jugar. Las reservas no cumplidas quedan identificadas, la franja horaria puede liberarse automáticamente y la cuenta infractora suspenderse temporalmente.
Comprender el principio
Reservar una pista y no acudir es el problema más habitual en una organización donde la reserva está abierta a todos: la franja horaria queda bloqueada, nadie juega y los jugadores presentes se marchan.
El registro de presencia responde a ello solicitando una confirmación de presencia en el lugar. El usuario se conecta a su cuenta desde un ordenador de la organización donde el modo terminal está activo; la aplicación le propone entonces registrar su presencia en la reserva, y puede continuar su visita o desconectarse de inmediato.
En una reserva con varios jugadores, basta con que registre su presencia un solo participante, sin importar cuál.
Activar el registro de presencia
- Diríjase a Administración›Configuración›Reserva›Modo kiosco y control de presencia y haga clic en Registro de presencia en terminal en la parte superior de la pantalla.
- Active Activar el registro de asistencia en el terminal.
- Seleccione los calendarios afectados, o elija Todos los calendarios.
- Haga clic en Guardar.
La elección de los calendarios permite una implantación progresiva: empiece por las pistas cubiertas o por las más disputadas, allí donde una reserva perdida se nota de verdad, y amplíe después si la medida da buenos resultados.
Ajustar la ventana de registro de presencia
Dos plazos delimitan el momento en el que se acepta el registro de presencia:
- Tiempo antes del inicio del time slot: cuántos minutos antes puede el usuario validar su presencia.
- Retraso después del inicio del time slot: cuántos minutos de retraso se toleran.
Estos dos valores deben elegirse pensando en el recorrido real dentro de su organización. El plazo previo debe dejar tiempo para llegar al vestuario y luego a la pista; el plazo posterior debe cubrir un retraso normal, ya que de lo contrario cancelará la reserva de un jugador que ya se está cambiando.
Elegir el método de registro de presencia
Tres formas de registrar la presencia, de la más controlada a la más flexible:
- Por defecto, el usuario se conecta con sus credenciales en el terminal y valida su presencia.
- Registro de presencia fácil (Código QR): escanea un código QR para conectarse y registrar su presencia desde su propio teléfono.
- Registro de presencia sin conexión: el registro de presencia se realiza sin introducir credenciales.
El código QR es el buen compromiso en la mayoría de las organizaciones: nada que escribir en un teclado compartido, y la identidad sigue estando verificada.
Sancionar las reservas sin registro de presencia
Son posibles dos consecuencias, acumulables:
- Cancelar automáticamente las reservas: transcurrido el plazo autorizado, la franja horaria se libera y vuelve a estar reservable. Las reservas así canceladas siguen visibles en el registro de reservas.
- Suspensión temporal de la cuenta si no se realiza el punto de control: el usuario ya no puede conectarse ni reservar durante el número de días elegido.
La cancelación automática beneficia a la organización: vuelve a poner la pista en circulación. La suspensión sirve a la disciplina colectiva: da un coste a la ausencia repetida.
Una cuenta suspendida por el registro de presencia muestra un aviso en su ficha, indicando hasta cuándo y por qué. El botón Desbloquear el acceso levanta la sanción de inmediato, lo cual resulta útil cuando el usuario tenía un buen motivo.
Medir los efectos del registro de presencia
Una vez la función está en servicio, alimenta dos pantallas:
- La pestaña Reservas del resumen de actividades muestra una sección dedicada: franjas horarias con registro de presencia, sin registro, cancelaciones automáticas y cuentas suspendidas. Ahí verá si la regla ha reducido las reservas no cumplidas.
- El registro de reservas ofrece los filtros Registradas, No registradas y Cancelaciones automáticas. para examinar los casos uno por uno.
Compare la proporción de franjas horarias sin registro de presencia antes y después de la implantación: es la única cifra que permite responder con serenidad en la asamblea general a la pregunta «¿esto sirve realmente para algo?».
