De activiteitsrapporten die u per e-mail ontvangt, zijn volledig vernieuwd. Ze beginnen met uw kerncijfers en hun ontwikkeling, geven aan wat er nog te doen is, blikken vooruit op de komende week en tonen opnieuw uw inningen, facturen en betalingen.
Tot nu toe somde het rapport tellers per onderwerp op, zonder aan te geven welke uw aandacht verdienden, en het zei niets meer over uw inningen. Voortaan leest het van boven naar beneden: eerst het belangrijkste, daarna de details.
De volledige werking wordt beschreven in de documentatie: Activiteitenrapporten per e-mail ontvangen.
Het rapport begint met een zin die de periode samenvat, gevolgd door hooguit drie opvallende feiten: een record over de laatste acht periodes, of een duidelijke stijging of daling.
Daarna volgen vier kerncijfers: het geïncasseerde bedrag, de gespeelde reserveringen, de bezettingsgraad van uw banen en het aantal aangemelde gebruikers. Elk cijfer toont het verschil met de vergelijkingsperiode en een minigrafiek van de laatste acht periodes, zodat u de week kunt plaatsen zonder eerdere rapporten erbij te zoeken.
Het weekrapport wordt vergeleken met de vorige week, het dagrapport met de dag ervoor. Het maandrapport wordt vergeleken met dezelfde maand van het vorige jaar: september met september, in plaats van met een rustiger augustus.
Direct daaronder verzamelt het kader Te behandelen alles wat op de verzenddag een actie van u vraagt:
Elke regel opent rechtstreeks het betreffende scherm in uw applicatie. Achterstallige termijnen leiden naar Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties, met de nieuwe optie Achterstallige termijnen van het filter Op status, die u ook op elk moment in dit logboek kunt gebruiken.
Het rapport kijkt ook vooruit. Voor de komende 7 dagen toont het de al geplande reserveringen, de verwachte bezetting, lessen en stages met hun deelnemers en plaatsen, baansluitingen en de dag met de minste reserveringen, handig om een activiteit in te plannen.
In het dagrapport gaat dit deel over de dag die begint.
Het onderdeel Facturatie & incasso's gebruikt dezelfde berekening als uw facturatiestatistieken: geïncasseerd bedrag na aftrek van terugbetalingen, ontvangen betalingen, uitgereikte facturen, gemiddeld winkelmandje en geweigerde onlinebetalingen. Het toont ook de verdeling per betaalmiddel en uw best verkochte producten.
De bedragen omvatten al uw facturatierekeningen, en er staat geen enkele klantnaam in de e-mail. Als uw club in de periode en in de vorige niets heeft geïnd, gefactureerd of terugbetaald, wordt het onderdeel niet getoond.
Het onderdeel Boekingen toont de reserveringen per dag, de gespeelde uren en de annuleringen, waaronder die minder dan 24 uur voor het tijdslot.
Een Warmtekaart kruist de dagen en de uren, zodat u in één oogopslag de meest gevraagde tijdsloten ziet en de tijdsloten die leeg blijven. Ze gebruikt dezelfde kleuren als de kaart op uw dashboard. Daarna volgen de bezettingsgraad per kalender en de meest actieve spelers van de periode.
Het onderdeel Gebruikers & abonnementen signaleert nieuwe gebruikers, verlopen abonnementen of abonnementen die binnen 30 dagen verlopen, en abonnees die al 30 dagen niet hebben gereserveerd: een handige lijst om weer contact met hen op te nemen. De lijsten tonen tot 20 namen en daarna een link naar de volledige lijst in de applicatie.
Voor de e-mails geeft het rapport het openingspercentage van uw berichten en de adressen om te corrigeren in de gebruikersprofielen, de adressen waarnaar het verzenden mislukt.
De aanwezigheidscontrole op de kiosk en de online inschrijvingen behouden hun eigen onderdeel, dat alleen verschijnt als de functie in uw club actief is. Een cijfer dat in beide periodes nul is, wordt niet getoond, en een leeg onderdeel verdwijnt: het rapport van een kleine club blijft kort. En als er niets te melden is, wordt er geen e-mail verstuurd.
Ga naar Administratie›Instellingen›Activiteitsrapporten. Daar activeert u de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse rapporten, elk met maximaal 4 e-mailadressen.
Onder Rapportsecties kiest u voortaan wat uw rapporten bevatten. Standaard zijn alle onderdelen aangevinkt. Vink bijvoorbeeld Facturatie & incasso's uit als uw rapporten naar een vrijwilliger gaan die de bedragen niet hoeft te zien: de facturatie verdwijnt dan uit het hele rapport, inclusief de kerncijfers en de punten om te behandelen. De optie Aankomende verjaardagen voegt de verjaardagen van de komende 7 dagen toe.
Onderaan elk rapport staat een directe link naar deze instellingen.
Uw al geactiveerde rapporten blijven naar dezelfde adressen gaan, met alle onderdelen: u hoeft niets te doen om de nieuwe versie te ontvangen.
Vragen over deze wijzigingen? Ons team staat voor u klaar.
Het OpenResa-team tot uw dienst!
