Un entrenamiento colectivo, un campus de vacaciones, una noche de pádel, una clase de cardio tenis. Hasta ahora, para llenar estas franjas horarias, había que llevar una lista aparte: una hoja colgada en el club, un grupo de mensajería, inscripciones anotadas a mano y luego pasadas a limpio.
Con las reservas participativas, la franja horaria se llena sola. Usted reserva la pista con una etiqueta, fija el número de plazas y sus usuarios se inscriben ellos mismos desde el calendario. Si la actividad es de pago, abonan su plaza en línea en el mismo momento.
La guía paso a paso completa está en la documentación: Reservas participativas: abrir una franja horaria a las participaciones.
Todo parte de una reserva que ya conoce: una franja reservada a nombre del club, con una etiqueta como «Entrenamiento adultos» o «Campus de otoño».
En la pestaña Etiquetas del formulario de reserva aparece una nueva opción: Reserva participativa. Actívela y la franja deja de ser un simple bloque de color en el calendario. Se convierte en una actividad en la que sus usuarios pueden inscribirse.
En el calendario, la franja muestra su ocupación, por ejemplo 3 / 8 participantes. Todos ven de un vistazo si queda sitio, sin siquiera abrir la reserva.
También puede inscribir participantes desde la creación, marcándolos en la lista de usuarios. Resulta práctico para situar a los habituales de un grupo antes de abrir las plazas restantes al resto del club.
El botón Configurar abre los ajustes de la reserva participativa. Cada uno responde a una pregunta sencilla.
¿Propone el mismo entrenamiento cada semana, o varios grupos con ajustes idénticos? Dé un nombre a su configuración en Guardar como plantilla. La próxima vez, elija esa plantilla: todos los ajustes se rellenan solos.
El usuario hace clic en la franja desde el calendario. Se abre el detalle de la reserva: la actividad, la fecha, las plazas restantes y, salvo que usted la haya ocultado, la lista de participantes.
Un clic en Participar, una confirmación, y listo. Si cambia de opinión, Darse de baja lo retira de la lista, dentro del plazo que usted haya fijado. Pasado ese plazo, la aplicación le invita a contactar con el club.
Cuando la inscripción no es posible, la aplicación lo indica claramente: la franja está completa, las inscripciones aún no están abiertas, el perfil no cumple los criterios. Nadie se queda delante de un botón que no lleva a ninguna parte.
El usuario recibe una confirmación por correo electrónico, según sus propias preferencias de notificación. Con Activar notificaciones, el organizador de la franja recibe un aviso con cada inscripción, con cada baja y cuando la franja está completa. Si un participante se retira después de haber pagado su plaza, el correo lo indica: le corresponde a usted decidir un posible reembolso.
Un campus de cinco días, un ciclo de diez sesiones, un entrenamiento todos los martes de la temporada: estas actividades se reservan en serie, gracias a la repetición de reservas.
El alcance de una participación decide lo que compromete un clic. Con Esta reserva, el usuario se inscribe a una sesión y vuelve para la siguiente. Con Todas las recurrencias, una sola inscripción vale para todas las sesiones futuras: es el ajuste adecuado para un campus o un ciclo que se sigue de principio a fin.
En este segundo caso, el detalle de la reserva enumera las fechas de la serie. Cada uno sabe exactamente a qué se compromete.
Si su club utiliza la facturación en línea de OpenResa, aparece un ajuste más: Pagos y facturación. Asocie la franja a un producto de su catálogo, un campus, una lección o un torneo, y la participación pasa a ser de pago.
El precio se muestra en el detalle de la reserva. Al hacer clic en Participar, el usuario pasa directamente al pago, y su plaza queda reservada en cuanto se cobra el pago. Si abandonó la página por el camino, un botón Finalizar el pago le espera en el detalle de la franja.
Las tarifas condicionales de su producto se aplican a cada uno: un precio según la suscripción, otro según la edad. Cada usuario ve y paga el precio que le corresponde. ¿Necesita un precio único para una sesión concreta? Marque Personalizar el importe en los ajustes de la franja.
Cada participación pagada aparece en Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones, como cualquier otra venta del club.
No todo el mundo se inscribe en línea. Algunos pasan por la recepción, otros pagan en la oficina. Desde el detalle de la reserva, el botón Añadir participantes le permite inscribir a varios de una vez.
En una franja de pago, usted elige después cómo se abona su participación:
Se le ofrece la misma elección desde la creación de la franja, para los participantes que inscriba de entrada.
En la lista de participantes, cada inscrito puede ser sustituido o retirado. Un clic en el estado de su participación le permite cobrar lo que queda pendiente o reenviarle su factura por correo electrónico.
Un entrenamiento de dos cuando hacen falta seis es una pista bloqueada para nada y un entrenador que se desplaza para muy poco.
Active Cancelar automáticamente y elija un plazo, por ejemplo 24 horas. Si no se alcanza el número mínimo de participantes 24 horas antes del inicio, la franja se cancela y la pista queda libre. Los participantes y el organizador reciben un correo electrónico que explica el motivo.
Los pedidos pendientes de pago se cancelan al mismo tiempo: nadie pagará una sesión que no va a tener lugar. Una participación ya pagada queda registrada en su facturación, y su posible reembolso se hace desde el pedido, caso por caso.
Una franja creada menos de 24 horas antes de su inicio nunca se cancela automáticamente. No se retira una sesión que se acaba de proponer.
Para lanzar su primera franja participativa, reserve una pista a nombre del club, abra la pestaña Etiquetas y active Reserva participativa.
¿Una pregunta, un comentario, una sugerencia? Nuestro equipo está a su disposición.
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