Vous nous l'avez demandé, et souvent : intégrer HelloAsso, Stripe et SumUp, faire payer les cotisations en ligne, vendre autre chose que des crédits, éditer des bons de commande et générer des factures, encaisser au comptoir, proposer des codes promotionnels. C'est disponible.
Vous n'avez rien à faire. Vos réglages de paiement, vos tarifs de crédits et l'intégralité de vos transactions passées seront convertis automatiquement : vous retrouverez vos réglages et votre historique en l'état, dans les nouveaux modules.
À vous ensuite d'aller plus loin, à votre rythme, en créant vos produits et en activant la section Paiements & facturation sur les abonnements de votre choix. C'est cette activation, abonnement par abonnement, qui ouvre à vos utilisateurs le paiement et le renouvellement de leur cotisation en ligne.
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L'activation se fait progressivement, club par club. Vous souhaitez faire partie des premiers ? Contactez-nous.
Toutes les passerelles de paiement partagent désormais la même logique. Une commande, des lignes de commande, des transactions, quel que soit le mode de règlement. C'est le changement le plus profond, et le moins visible.
Pour chaque compte de facturation, vous décidez ce que vous acceptez : le paiement en ligne par carte, le paiement sur place à l'accueil, le chèque et le virement bancaire. Dans les deux derniers cas, l'ordre du chèque, votre adresse postale, votre IBAN et une référence unique sont présentés automatiquement au payeur. Vous pouvez aussi autoriser le règlement en plusieurs fois : la facture suit son statut toute seule, d'en attente à partiellement payée puis payée.
Si votre club est une association, HelloAsso mérite votre attention : la plateforme ne prélève aucune commission. Son modèle repose sur une contribution volontaire, laissée à la libre appréciation du payeur et modifiable par lui. Autrement dit, 100 % des sommes réglées par vos utilisateurs arrivent sur le compte de votre association.
La connexion se fait en quelques clics, depuis votre compte de facturation : vous autorisez BalleJaune/OpenResa depuis votre espace HelloAsso, et c'est lié. Aucune clé à copier, aucun identifiant à saisir. Paiements et remboursements remontent ensuite automatiquement dans vos factures.
Stripe est aujourd'hui la solution de paiement en ligne la plus répandue, et l'une des plus simples à mettre en route. Aucune clé à copier : un bouton vous emmène sur une page Stripe sécurisée où vous connectez votre compte existant, ou en créez un directement. De retour sur votre application, tout est configuré, et un bouton vous permet de tester la connexion.
L'intégration est complète : encaissement immédiat, mise à jour automatique du statut de la facture, et remboursement total ou partiel depuis votre application, sans passer par le tableau de bord Stripe. Un remboursement effectué directement chez Stripe est lui aussi répercuté chez vous.
SumUp est la plus polyvalente des trois : elle couvre à la fois le paiement en ligne, avec Apple Pay et Google Pay, et l'encaissement physique. Si vous disposez d'un terminal SumUp Solo, vous lui envoyez un encaissement directement depuis une fiche de commande ou depuis le nouveau module de caisse. Le montant s'affiche sur le terminal, l'utilisateur pose sa carte, la facture passe en payée toute seule.
Le terminal se configure indépendamment de votre passerelle en ligne. Rien ne vous empêche d'encaisser en ligne via Stripe et au comptoir via un terminal SumUp. L'appairage se fait depuis l'application, avec un simple code affiché à l'écran.
C'est probablement l'attente la plus forte : vos cotisations peuvent désormais être réglées en ligne, à l'inscription comme au renouvellement. Chaque abonnement s'associe à un produit et à ses formules tarifaires. L'utilisateur choisit la sienne, paie, et ses droits sont ouverts immédiatement, sans intervention de votre part.
Côté renouvellement, un bouton Gérer mon abonnement lui permet de reconduire son offre actuelle ou de basculer vers une autre, parmi celles que vous ouvrez au changement. Un abonnement qui arrive à expiration déclenche une relance automatique.
Un club multi-activités peut avoir plusieurs comptabilités. La section tennis et la section padel peuvent disposer de leur propre trésorerie, de leur propre compte bancaire, parfois de leur propre association.
Vous pouvez désormais créer autant de comptes de facturation que nécessaire. Chacun porte ses coordonnées de facturation et son IBAN, sa passerelle de paiement et ses modes de règlement, sa propre numérotation de factures, et son plan comptable. Chaque abonnement est ensuite rattaché au compte qui lui correspond : la cotisation padel est facturée par la section padel, sans que vous ayez à y penser.
Tout ce que vous vendez se configure sous forme de produits, répartis en catégories : abonnements, crédits de réservation et d'invitation, matériel, alimentation, tournois, leçons, stages, ou catégorie libre.
Pour chacun, vous définissez son prix TTC et son taux de TVA, des paliers de quantité, un stock avec alerte de niveau bas, ainsi qu'une couleur et une photo qui alimenteront les tuiles de votre caisse.
Offrez 10 % sur les inscriptions jusqu'au 30 juin, 5,00€ sur l'achat de crédits, ou la réduction parrainage de votre choix.
Chaque code se configure finement : remise en pourcentage ou en montant, ciblage de tous les produits ou d'une sélection, période de validité, montant minimum d'achat, quotas d'utilisation au global et par utilisateur. L'utilisateur le saisit dans son panier, ou vous l'appliquez vous-même en caisse.
Une cotisation à 300 € passe mieux en trois fois. Vous autorisez le paiement échelonné, puis fixez le nombre maximum d'échéances et l'intervalle entre elles.
Deux usages cohabitent. En autonomie, l'utilisateur choisit lui-même de payer en trois fois et règle sa première échéance ; les suivantes lui sont réclamées automatiquement. Sur mesure, vous construisez l'échéancier depuis la fiche de commande : c'est le cas classique des trois chèques encaissés à des dates convenues.
Les relances partent seules par e-mail, avant l'échéance et en cas de retard, avec un lien de paiement direct.
Le journal des paiements cède la place à un module bien plus complet. Vous y créez devis, bons de commande et factures, avec vos produits ou des lignes libres, une remise éventuelle, et un envoi par e-mail accompagné d'un lien de paiement. Le document PDF est généré aux couleurs de votre club.
Une même facture peut recevoir plusieurs règlements de natures différentes : un acompte en espèces, le solde par carte. Les remboursements se font en total ou en partiel, et vous choisissez la transaction sur laquelle les imputer ; l'appel à la passerelle de paiement en ligne est déclenché pour vous quand elle le permet (Stripe, HelloAsso, SumUp).
Voici le module qui manquait pour la vie du club-house. La caisse transforme une tablette ou un ordinateur en point de vente : une grille de tuiles à gauche, le panier à droite. Vous touchez un produit, il s'ajoute, vous encaissez. L'interface est également pratique pour générer une commande ou une facture à la volée.
Vous organisez la grille à votre main, par catégorie, en épinglant vos best-sellers en favoris et en réorganisant les tuiles par glisser-déposer. Une vente peut rester anonyme, ou être associée à un utilisateur dont le compte est crédité immédiatement. Montant libre, quantité libre, remise ponctuelle et code promotionnel sont à portée de main.
L'encaissement se fait en espèces, par chèque, par carte, virement bancaire ou par envoi direct au terminal (TPE) SumUp Solo.
Un tableau de bord dédié vient compléter la synthèse des activités. Vous y suivez votre chiffre d'affaires encaissé et son évolution, le panier moyen, l'encours à encaisser, les remboursements, la TVA collectée par taux, la répartition par mode de paiement, le délai moyen d'encaissement, vos meilleurs produits et vos nouveaux clients.
Un deuxième onglet révèle la saisonnalité de vos revenus, mois par mois et jour par jour. Un troisième mesure le rendement de vos codes promotionnels : utilisations, remises accordées et chiffre d'affaires généré.
Chaque indicateur se filtre par période, par compte de facturation et par abonnement, et se compare à la période ou à l'année précédente.
Chaque compte de facturation possède son plan comptable, pré-rempli selon votre pays et modifiable si votre expert-comptable travaille autrement. Vous pouvez même ventiler vos ventes par catégorie de produit ou par taux de TVA, pour séparer par exemple les recettes d'enseignement des locations de terrain.
Côté export, vous choisissez : un rapport de ventes en Excel ou CSV, une archive de vos factures PDF, ou un fichier d'écritures prêt pour le logiciel de votre comptable — FEC en France, FAIA au Luxembourg, DATEV en Allemagne.
Nouveauté importante : votre application sait désormais émettre des factures au format Factur-X, le standard retenu pour la facturation électronique française. Une facture PDF tout à fait ordinaire, dans laquelle est glissé un fichier de données que les logiciels comptables lisent automatiquement. Beaucoup de clubs, notamment les associations exonérées de TVA, ne sont pas concernés par la réforme — demandez à votre expert-comptable. Mais si vous l'êtes, tout est prêt, et il vous suffit d'activer l'option et de renseigner votre SIRET.
Vos utilisateurs disposent d'un parcours d'achat complet : un panier pour regrouper plusieurs produits avant de régler en une fois, et un espace Mes commandes où ils retrouvent devis, commandes et factures, et téléchargent leurs justificatifs en PDF. Un bandeau les alerte lorsqu'une commande reste à régler.
Des e-mails automatiques accompagnent chaque étape : confirmation de commande, paiement reçu avec facture jointe, relance d'échéance, remboursement. Le parcours fonctionne aussi bien sur téléphone que sur ordinateur, et une facture peut être réglée depuis le lien reçu par e-mail, même sans être connecté.
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