Ein Gruppentraining, ein Trainingslager in den Ferien, ein Padel-Abend, ein Cardio-Tennis-Kurs. Bisher musste man für solche Zeitfenster eine Liste nebenher führen: ein Aushang im Club, eine Messenger-Gruppe, Anmeldungen von Hand notiert und dann abgeschrieben.
Mit Gemeinschaftsbuchungen füllt sich das Zeitfenster von selbst. Sie buchen den Platz mit einem Label, legen die Anzahl der Plätze fest, und Ihre Benutzer melden sich selbst über den Kalender an. Ist die Aktivität kostenpflichtig, bezahlen sie ihren Platz gleich online.
Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in der Dokumentation: Partizipative Buchungen: ein Zeitfenster für Teilnahmen öffnen.
Alles beginnt mit einer Buchung, die Sie bereits kennen: einem Zeitfenster, das im Namen des Clubs gebucht ist, mit einem Label wie „Erwachsenentraining“ oder „Herbstcamp“.
Im Reiter Labels des Buchungsformulars erscheint eine neue Option: Gemeinschaftsbuchung. Aktivieren Sie sie, und das Zeitfenster ist nicht mehr nur ein farbiger Block im Kalender. Es wird zu einer Aktivität, zu der sich Ihre Benutzer anmelden können.
Im Kalender zeigt das Zeitfenster seine Belegung an, zum Beispiel 3 / 8 Teilnehmer. Jeder sieht auf einen Blick, ob noch Platz frei ist, ohne die Buchung überhaupt zu öffnen.
Sie können auch schon bei der Erstellung Teilnehmer anmelden, indem Sie sie in der Benutzerliste ankreuzen. Praktisch, um die Stammspieler einer Gruppe einzutragen, bevor die übrigen Plätze für den Rest des Clubs geöffnet werden.
Die Schaltfläche Konfigurieren öffnet die Einstellungen der Gemeinschaftsbuchung. Jede beantwortet eine einfache Frage.
Sie bieten jede Woche dasselbe Training an, oder mehrere Gruppen mit identischen Einstellungen? Geben Sie Ihrer Konfiguration unter Als Vorlage speichern einen Namen. Beim nächsten Mal wählen Sie diese Vorlage: Alle Einstellungen werden automatisch ausgefüllt.
Der Benutzer klickt im Kalender auf das Zeitfenster. Die Buchungsdetails öffnen sich: die Aktivität, das Datum, die freien Plätze und, sofern Sie sie nicht ausgeblendet haben, die Teilnehmerliste.
Ein Klick auf Teilnehmen, eine Bestätigung, fertig. Überlegt er es sich anders, trägt ihn Abmelden innerhalb der von Ihnen festgelegten Frist wieder aus. Nach Ablauf dieser Frist fordert die Anwendung ihn auf, sich an den Club zu wenden.
Ist eine Anmeldung nicht möglich, sagt die Anwendung das klar: Das Zeitfenster ist voll, die Anmeldungen sind noch nicht geöffnet, das Profil erfüllt die Voraussetzungen nicht. Niemand steht vor einer Schaltfläche, die ins Leere führt.
Der Benutzer erhält eine Bestätigung per E-Mail, gemäß seinen eigenen Benachrichtigungseinstellungen. Mit Benachrichtigungen aktivieren wird der Organisator des Zeitfensters bei jeder Anmeldung, jeder Abmeldung und sobald das Zeitfenster voll ist, informiert. Meldet sich ein Teilnehmer ab, nachdem er seinen Platz bezahlt hat, weist die E-Mail darauf hin: Über eine eventuelle Erstattung entscheiden Sie.
Ein fünftägiges Trainingslager, ein Zyklus von zehn Terminen, ein Training jeden Dienstag der Saison: Solche Aktivitäten werden als Serie gebucht, mit der Buchungswiederholung.
Der Geltungsbereich einer Teilnahme bestimmt, wozu ein Klick verpflichtet. Mit Diese Buchung meldet sich der Benutzer für einen Termin an und kommt für den nächsten wieder. Mit Alle Wiederholungen gilt eine einzige Anmeldung für alle kommenden Termine: die richtige Einstellung für ein Trainingslager oder einen Zyklus, den man von Anfang bis Ende besucht.
Im zweiten Fall listen die Buchungsdetails die Termine der Serie auf. Jeder weiß genau, worauf er sich einlässt.
Nutzt Ihr Club die Online-Abrechnung von OpenResa, erscheint eine weitere Einstellung: Zahlungen & Abrechnung. Verknüpfen Sie das Zeitfenster mit einem Produkt aus Ihrem Katalog, einem Trainingslager, einer Lektion oder einem Turnier, und die Teilnahme wird kostenpflichtig.
Der Preis wird in den Buchungsdetails angezeigt. Mit einem Klick auf Teilnehmen gelangt der Benutzer direkt zur Zahlung, und sein Platz ist reserviert, sobald die Zahlung eingegangen ist. Hat er die Seite unterwegs verlassen, wartet in den Details des Zeitfensters eine Schaltfläche Zahlung abschließen auf ihn.
Die bedingten Preise Ihres Produkts gelten für jeden einzeln: ein Preis je nach Abonnement, ein anderer je nach Alter. Jeder Benutzer sieht und bezahlt den Preis, der für ihn gilt. Sie brauchen einen einheitlichen Preis für einen bestimmten Termin? Aktivieren Sie Betrag anpassen in den Einstellungen des Zeitfensters.
Jede bezahlte Teilnahme erscheint unter Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen, wie jeder andere Verkauf des Clubs.
Nicht jeder meldet sich online an. Manche kommen an die Rezeption, andere bezahlen im Büro. In den Buchungsdetails können Sie mit der Schaltfläche Teilnehmer hinzufügen mehrere auf einmal anmelden.
Bei einem kostenpflichtigen Zeitfenster wählen Sie anschließend, wie ihre Teilnahme beglichen wird:
Dieselbe Wahl haben Sie bereits bei der Erstellung des Zeitfensters, für die Teilnehmer, die Sie gleich eintragen.
In der Teilnehmerliste kann jeder Angemeldete ersetzt oder entfernt werden. Ein Klick auf den Status seiner Teilnahme ermöglicht es Ihnen, den offenen Betrag zu kassieren oder ihm seine Rechnung erneut per E-Mail zu senden.
Ein Training zu zweit, wenn sechs nötig sind: Das ist ein umsonst blockierter Platz und ein Trainer, der für wenig anreist.
Aktivieren Sie Automatisch stornieren und wählen Sie eine Frist, zum Beispiel 24 Stunden. Ist die Mindestteilnehmerzahl 24 Stunden vor Beginn nicht erreicht, wird das Zeitfenster storniert und der Platz freigegeben. Die Teilnehmer und der Organisator erhalten eine E-Mail mit dem Grund.
Offene Bestellungen werden gleichzeitig storniert: Niemand bezahlt einen Termin, der nicht stattfindet. Eine bereits bezahlte Teilnahme bleibt in Ihrer Abrechnung erfasst, und eine eventuelle Erstattung erfolgt über die Bestellung, von Fall zu Fall.
Ein Zeitfenster, das weniger als 24 Stunden vor Beginn erstellt wurde, wird nie automatisch storniert. Einen Termin, den man gerade erst angeboten hat, zieht man nicht zurück.
Um Ihr erstes Gemeinschaftszeitfenster zu starten, buchen Sie einen Platz im Namen des Clubs, öffnen Sie den Reiter Labels und aktivieren Sie Gemeinschaftsbuchung.
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